Pengadaan atau procurement merupakan bagian dari perusahaan yang sering dilakukan untuk menambah nilai suatu barang agar perusahaan bisa mendapatkan keuntungan. Pengadaan barang maupun jasa tersebut mulai banyak didiskusikan pada forum manajemen maupun pada media masa. Pengadaan sering diartikan sebagai pembelian atau tender yang berhubunagn dengan proses administrasi.
Banyak perusahaan yang mengganggap bahwa pengadaan ini dianggap tidak begitu penting padahal proses ini sangat berarti bagi perusahaan tersebut. Pada beberapa perusahaan pengawasan terhadap pengadaan umumnya tidak dilakukan oleh sumber daya manusia yang bisa diandalkan sehingga perusahaan tersebut tiba-tiba menyadari bahwa pengadaan yang dilakukan menjadi besar.
Dengan pengadaan yang semakin besar tersebut maka kinerja suatu perusahaan akan terpengaruh pada kinerja perusahaan penunjang atau terpengaruh pada penyediaan barang atau jasa. Dengan banyaknya pembengkakan pengadaan pada beberapa perusahaan tersebut maka banyak perusahaan yang mengalami kerugian. Kerugian tersebut bila dibiarkan secara terus menerus maka akan mempengaruhi posisi perusahaan. Pembengkakan dalam proses pengadaan tersebut akan menimbulkan penururan kinerja pengadaan barang ataupun jasa dalam perusahaan sehingga organisasi juga akan terpengaruh. Karena proses pengadaan pabrik yang terlalu lama kadang menjadi masalah pada perusahaan tersebut.
A. Pengertian procurement manufacturing
Pengadaan merupakan suatu kegiatan yang menjadi implementasi suatu keputusan pabrik atau perusahaan untuk membeli barang yang dibutuhkan dan telah diputuskan perusahaan atau pabrik dengan cara membeli, pertukaran dan mencakup tentang proses administrasinya. Dalam proses procurement manufacturing tersebut maka ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk proses administrasi diantaranya adalah pembelian secara tunai dan pembelian secara kredit. HR management for business strategy and performance.
Beberapa pabrik bahkan lebih dari 60% dari pemimpin perusahaan mempercayakan bahwa procurement dan supply chain mampu memberikan kontribusi yang besar terhadap beberapa hal dalam perusahaan tersebut. Beberapa kontribusi yang didapatkan tersebut adalah quality improvement, bottom line cost reduction dan improved customer services. Dalam formula strategi pengadaan barang akan dimulai dengan analisa yang dilakukan terhadap barang atau jasa yang dilihat dalam jumlah, jenis maupun keperluan dalam pendistribusian. Semua hal yang berhubungan dnegan peraturan internal maupun eksternal yang berhubungan dengan sistem pengadaan harus dipertimbangkan dengan baik.
Dalam proses procurement tersebut maka pabrik akan membuat suatu analisa resiko terhadap pasokan barang maupun jasa. Setelah itu barulah perusahaan membuat strategi pengadaan yang terdiri dari strategi operasional pengadaan, strategi kontrak pengadaan maupun strategi kontrak dan pemilihan vendor yang tepat. Dari beberapa strategi tersebut kemudian akan diputuskan kebijakan pengadaan yang tepat dan lebih efektif.
Stategi pengadaan juga harus mendukung tujuan dan beberapa strategi pabrik dan faktor lainnya. Beberapa hal penting dalam perusahaan seperti strategi sumber daya manusia, manajemen keuangan, manajemen operasional maupun marketing juga harus disesuaikan dengan trategi pengadaannya. Pelaksaan strategi tersebut haruslah berjalan dengan lancar dan selaras dengan beberapa kebijakan operasional perusahaan.
Dalam strategi pengadaan tersebut juga sangat diperlukan adanya Supply Chain Management atau SCM. SCM ini nantinya akan memudahkan setiap fungsi dalam pabrik akan berjalan dengan baik. Pengadaan bukan hanya sekedar suatu proses administrasi namun juga merupakan menentukan keberhasilan pabrik. Pengadaan adalah fungsi yang bukan hanya sekedar peraturan yang berlaku namun juga harus dipertimbangkan pencapaian kinerja perusahaan.
B. Prosedur Procurement Manufacturing
Dalam proses pengadaan harus dilakukan beberapa tahap atau prosedur jika perusahaan tidak ingin merugi. Secara tidak langsung pengadaan yang kurang tepat akan menimbulkan kerugian pada perusahaan berupa biaya bahan baku.
Prosedur dalam procurement manufacturing diantaranya:
- Seleksi
Dalam prosedur pengadaan tersebut maka proses seleksi sangat diperlukan untuk menentukan barang yang benar- benar dibutuhkan oleh perusahaan. Selain menentukan barang yang dibutuhkan perusahaan, kondisi keuangan pada perusahaan juga harus dipertimbangkan. Bila kondisi keuangan tidak memungkinkan maka pengadaan harus diminimalkan sedangkan bila kondisi keuangan lebih dari cukup maka pengadaan bisa disesuaikan dengan keuangan yang banyak tersebut.
Seleksi dalam pengadaan barang ini dilakukan untuk mengetahui mana produk yang dibutuhkan dan mana produk yang tidak begitu dibutuhkan. Beberapa barang yang dibutuhkan perusahaan mungkin akan dibeli dalam jumlah yang terbatas, hal ini berhubungan dengan kondisi keuangan perusahaan tersebut. Perusahaan yang memiliki perputaran kasa lebih cepat maka akan lebih cepat pula dalam proses pengadaan barang. Sedangkan bila perusahaan sulit melakuka perputaran kas hal ini menunjukkan bahwa penjualannya tidak begitu stabil. Penjualan yang baik akan mempercepat proses pengadaan barang.
Sekalipun pengadaan barang harus dilakukan seleksi terlebih dulu tapi seleksi ini tetap harus mempertimbangkan beberapa produk barang yang perlu didahulukan. Proses seleksi dilakukan setelah dilakukan stok opname yaitu suatu proses untuk mengetahui jumlah barang yang masih tersedia di gudang.
- Verifikasi
Verifikasi merupakan pemerikasaan atau penelitian barang yang akan dipesan dengan kebutuhan yang telah ditulis dalam daftar pengadaan sebelumnya. Dalam proses pemesanan tersebut kemudian akan dilakukan pemeriksaan apakah barang tersebut sudah dipesan sebelumnya ataukah belum. Jika barang yang akan dibeli tersebut sudah tersedia di gudang maka harus dipertimbangkan apakah harus ditambahkan dalam daftar pengadaan ataukah tidak. Bila memang dibutuhkan maka bisa ditambahkan dalam pengadaan tersebut.
- Hunting
Bagian purhase atau bagian pengadaan melakukan survey atas barang yang dibutuhkan dalam daftar tersebut. Hunting barang yang dibutuhkan bisa dilakukan melalui supplier yang ada pada daftar supplier sebelumnya atau dengan mencari beberapa toko yang menyediaan barang yang dibutuhkan perusahaan atau pabrik. Bahan yang dibutuhkan pabrik yang ada pada beberapa toko bisa ditandai pada masing-masing catatan atau kartu pengadaan kemudian baru dibuat daftar pesanan.
C. Tata cara Procurement Manufacturing
Pengadaan bahan yang dibutuhkan oleh pabrik dilakukan dengan beberapa cara dibawah ini:
- Melalui supplier
Beberapa perusahaan atau pabrik lebih suka menggunakan supplier untuk pengadaan barang yang dibutuhkan dalam beberapa waktu kedepan. Supplier akan memberikan beberapa barang yang dibutuhkan perusahaan tersebut namun dengan harga yang lebih terjangkau dibandingkan bila perusahaan membeli secara langsung pada toko atau pada tempat lainnnya. Biasanya sebelum supplier datang maka bagian pengadaan akan melakukan pemesanan terhadap barang yang dibutuhkan dan akan melakukan negosiasi harga. Setelah tercapai kesepakatan negosiasi maka supplier akan datang bersama barang yang dipesan pabrik.
- Pembelian langsung pada produsen atau grosir
Ada kalanya suatu pabrik atau perusahaan melakukan pembelian barang yang dibutuhkan langsung pada produsen barang tersebut atau pada grosir yang berada di toko.
- Penerimaan pengadaan
Penerimaan bahan yang ada dalam daftar pengadan tersebut harus sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh pabrik. Apabila dalam procurement manufacturing ada beberapa barang yang tidka sesuai maka bagian pengadaan bisa mengembalikan barang tersebut dan menggantinya sesuai dengan yang dibutuhkan.
- Inventarisasi
Pengadaan barang bukan hanya digunakan untuk proses produksi pada saat itu namun juga digunakan untuk inventarisasi pabrik. Setelah barang dalam pengadaan tersebut diterima dan diperiksa , bila barang tersebut sesuai pesanan maka akan dibuat inventarisasi.
D. Kerja sama dalam pengadaan barang
Beberapa perusahaan biasanya memiliki supplier atau penjual bahan baku untuk memenuhi kebutuhan produksi mereka. Perusahaan memilih penjual bahan baku yang dianggap murah dan memiliki kualitas yang baik. Untuk mendapatkan klien atau untuk bekerja sama dengan suplier tersebut memang bukan hal yang mudah. Ada baik buruknya ketika perusahaan memilih supplier untuk pemenuhan kebutuhan mereka. Namun cara ini sebenarnya banyak dipilih perusahaan dibandingkan jika mereka harus membeli sendiri secara terpisah di pasar.
Berikut beberapa cara perusahaan untuk memenuhi kebutuhan produksinya:
- Supplier
Supplier adalah pihak yang menjual produk tertentu yang dibutuhkan perusahaan baik dalam jumlah kecil maupun dalam jumlah besar. Perusahaan lebih senang menggunakan supplier untuk pemenuhan bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan. Beberapa bahan baku yang dibutuhkan perusahaan biasanya dicukupi oleh satu supplier saja. Namun ada juga perusahaan atau pabrik yang memiliki lebih dari satu suplier untuk memenuhi kebutuhan produksinya. Memilih supplier memang menguntungkan dari segi waktu dan tenaga dibadingkan bila anda membeli bahan baku prosuksi secara terpisah namun bukan berarti supplier tidak memberikan kerugian bagi perusahaan.
Supplier memberikan keuntungan kepada perusahaan karena dengan memilih supplier maka perusahaan tidak akan menanggung beban angkut yang berlebihan. Perusahaan juga tidak susah-susah untuk survey barang kesana kemari yang membutuhkan waktu dan tenaga. Hanya dengan menghubungi supplier yang bersangkutan dan memesan sejumlah barang yang diinginkan maka dalam waktu tidak lama supplier akan mendatangkan bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. Namun dibalik keuntungan tersebut sebenarnya perusahaan tidak bisa memilih bahan baku yang lebih baik.
Dari supplier perusahaan tidak bisa memilih bahan baku yang dianggap sesuai, mereka hanya dihadapkan pada bahan baku itu-itu saja dan harganya sesuai dengan penawaran supplier. Bila perusahaan mencari bahan baku ditempat lain maka perusahaan bisa memilih bahan baku yang bagus dengan berbagai pilihan.
- Bahan baku dari produsen langsung
Bila perusahaan menginginkan bahan baku yang harganya lebih murah maka perusahaan bisa membelinya langsung dari produsen bahan baku bersangkutan. Pengadaan bahan baku yang langsung dari produsen harganya jauh lebih murah dibandingkan dari suuplier atau dari toko eceran. Sayangnya banyak produsen bahan baku yang hanya melayani penjualan dalam partai besar kepada mereka yang membutuhkan bahan baku. Karena itu bila perusahaan menginginkan bahan baku dengan harga yang relatif murah maka perusahaan bisa memilih produsen langsung bahan baku tersebut.
- Toko eceran
Perusahaan juga bisa membeli bahan baku dari penjual eceran atau beberapa toko yang menjual bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. Toko eceran biasanya memberikan harga bahan baku yang mahal dibandingkan dengan harga bahan baku dari supplier dan produsen langsung. Namun bila perusahaan membeli bahan baku dari toko, perusahaan bisa memilih kualitas bahan baku yang lebih banyak.
E. Manfaat Procurement Strategy
Suatu proses pengadan barang tentu memiliki tujuan tersendiri, tujuan tersebut akan dimanfaatkan dalam jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang. Berikut beberapa manfaat dari pengadaan barang:
- Kelangsungan usaha perusahaan
Perusahaan industri atau pabrik sangat bergantung kepada proses produksi, bila tidak ada pengadaan bahan baku yang terjadi dari waktu ke waktu tentu proses produksi untuk mengahsilkan barang tidak akan terwujud. Ketika kebutuhan pasar akan barang yang dibutuhkan konsumen tidak mampu dipehuni perusahaan akibat tidak ada proses pengadaan barang maka konsumen akan berpindah pada barang serupa namun dari produsen lainnya.
Kelangsungan usaha perusahaan sangat bergantung dari proses produksi dan pengadaan barang yang dilakukan. Karena itu proses pengadaan barang baik dalam jangka pendek, jangka panjang, jangka menengah sangat penting untuk kelangsungan usaha perusahaan bersangkautan. Bila kelangsungan usaha perusahaan tetap berjalan maka keberadaan perusahaan tidak akan tergantikan produsen lainnya.
- Memaksimalkan laba
Dimanapun suatu usaha dilakukan untuk menghasilkan laba yang besar, secara tidak langsung proses pengadaan barang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan perusahana bersangkutan. Bila pengadaan barang berjalan lancar sehingga akan memudahkan proses produksi maka penjualan kepada konsumen bisa dilakukan tepat waktu. Kapan konsumen membutuhkan barang akan dipenuhi oleh perusahaan tanpa harus menunggu barang di pasaran habis dan timbul kekosongan barang dalam waktu yang lama.
Semakin cepat perusahaan melakukan umpan balik atas kebutuhan konsumen dan perusahaan mampu memenuhi kebutuhan tersebut dalam waktu cepat maka konsumen akan tetap menggunakan produk yang sama. Pengadaan barang yang baik dan sesuai kebutuhan konsumen di pasaran akan memaksimalkan laba perusahaan. Namun ketika bahan baku yang digunakan untuk produksi tidak tersedia di gudang, ini akan membuat proses produksi tertunda dan konsumen akan beralih pada produsen lainnya yang bisa memenuhi kebutuhan mereka dengan cepat.
- Meningkatkan kesejahteraan karyawan
Sebagian laba yang didapatkan perusahaan digunakan untuk kebutuhan karyawannya. Karena usaha yang dilakukan oleh perusahaan baik pada proses pengadaan barang, produksi maupun penjualan selalu melibatkan karyawan, hasil dari proses tersebut juga untuk kesejahteraan karyawan. Balas jasa yang diberikan perusahaan kepada karyawan adalah gaji dan beberapoa tunjangan lainnya, ini bisa dipenuhi oleh perusahaan bila perusahaan tersebut memiliki pendapatan yang besar untuk memenuhi kebutuhan karyawannya.
Pendapatan perusahaan bergantung pada penjualan produk, penjualan diawali dengan perencanaan produksi, perencanaan pengadaan barang dan prosesnya. Siklus ini saling berhubungan dan bila salah satu mengalami kendala maka akan berakibat juga pada komponen lainnya. Bila ingin proses produksi lancar maka pengadaan barang pun juga harus lancar.
- Memenangkan pangsa pasar
Bila proses produksi suatu perusahaan tidak berjalan dengan lancar, perusahaan pun tidak akan mampu untuk memenuhi kebutuhan konsumennya dipasaran. Bila salah satu produk ada yang kosong, produsen lain atua perusahaan lain akan masuk kedalam pasar bersangkutan untuk menggantikan kekosongan barang tersebut. Sekali perusahaan tidak mampu memenuhi kebutuhan konsumen maka pemenuhan kebutuhan berikutnya akan tergantikan oleh perusahaan lainnya sekalipun itu adalah barang yang sama.
Bagi perusahaan untuk mencegah terjadinya pergeseran produk oleh produsen lain maka proses pengadaan barang ini memang perlu diperhatikan. Jangan sampai barang yang dibutuhkan untuk proses produksi tidak ada di gudang saat produksi akan dilaksanakan. Ketika perusahaan mampu menyediakan produk yang dibutuhkan konsumen dengan cepat dan tepat, dialah yang akan memenangkan pasar tersebut.
Procurement manufacturing yang tepat akan memudahkan kegiatan operasional pabrik. Bila kegiatan pengadaan barang dan jasa sejalan dengan strategi perusahaan maka perusahaan akan mendapatkan kemudaan dalam produksi barang yang akan dijual di pasaran. Ketika perusahaan sedng menjalankan strategi pengurangan biaya maka pengadaan harus disesuaikan dengan strategi yang sedang dijalankan oleh perusahaan.
Perusahaan terutama bagian procurement bisa memilih pihak ketiga yang memberikan harga barang yang lebih rendah dari lainnya. Dan yang menjadi kunci utama, sekalipun pabrik atau perusahaan menjalankan berbagai inovasi pada barang pengadaan tersebut jangan sampai kualitas dari output yang dihasilkan menurun. Sekalipun banyak dilakukan inovasi namun jangan sampai proses pengadaan barang yang dilakukan perusahaan mempengaruhi kualitas produk yang dihasilkan.
