PPIC dan Metode Perencanaan Produksi yang Optimal

Perusahaan selalu menginginkan laba yang didapatkan lebih dari yang mereka harapkan. Semakin banyak laba yang didapatkan maka semakin mudah bagi perusahaan untuk mengembangkan bisnisnya.  Dalam kaitannya dengan  laba maka proses produksi mulai dari perencanaannya harus dipertimbangkan masak-masak.  Production planning atau perencanaan produksi  adalah proses yang  berlangsung secara terus menerus   dalam perusahaan. Perencanaan merupakan  suatu fungsi dari manajemen yang  pokok dan mencakup beberapa hal   yang  saling berhubungan satu sama lain. Perencanaan meliputi   perkiraan maupun perhitungan  tentang semua kegiatan yang akan dilakukan   pada masa mendatang   yang mengikuti prosedur tertentu.

Salah satu sarana manajemen   tersebut diharapkan bisa mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan. Dalam perencanaaan manajemen maka tujuan yang akan diharapkan harus jelas, tegas dan mudah dipahami. Beberapa perencanaan kadang memang mengalami perubahan namun  perencanaan tersebut juga harus bersifat lebih luwes  dan lebih terbuka  jika dibutuhkan. 

Perencanaan yang lebih luwes memudahkan pelaksanaannya demikian juga dengan kejelasan tujuan dari perencanaan tersebut. Perencanaan  merupakan suatu     hal yang diharapkan bisa memilih sasaran dalam  perusahaan  dengan bijaksana baik dalam program, pemilihan langkah maupun  siapa dan kapan  harus dilaksanakan aktivitas tersebut. Perencanaan  tersebut akan dipengaruhi oleh faktor internal maupun faktor eksternal.

Karena beberapa faktor tersebut sehingga dalam prosesnya perencanaan harus dibuat ketat namun tetap luwes sehingga bila terjadi kesalahan akan mudha untuk direvisi kembali. Perencanaan yang baik akan menghasilkan   produk yang baik pula sedangkan perencanaan yang tidak tepat produk yang  dihasilkannya pun juga  kurang tepat. Hal ini nantinya akan berhubungan dengan laba  yang diharapkan perusahaan.

1. Perencanaan Produksi

Management suatu perusahaan ataupun pabrik selalu melakukan inovasi dalam produksinya. Produksi yang menghasilkan barang tersebut nantinya menjadi alat untuk mendapatkan keuntungan yang diharapkan perusahaan.  Pada tahap awal dari suatu proses produksi maka akan dibuat suatu perencanaan produksi.  Perencanaan produksi  tersebut merupakan suatu aktivitas  yang dilakukan untuk menentapkan produk  yang diproduksi dalam jumlah yang dibutuhkan,  kapan harus berproduksi maupun  kapan produk harus selesai diproduksi.

Perencanaan produksi ini  kemudian berhubungan dengan pengendalian produksi yang merupakan aktivitas untuk menetapkan kemampuan semua sumber yang digunakan  untuk  menjalankan kemampuan produksi  agar berjalan sesuai rencana.  Pengendalian produksi tersebut juga bertujuan untuk   meminimalkan persediaan, merencanakan berapa besar  produk yang akan digunakan, pengesahan  dan memaksimalkan produksi , proses planning maupun routing.

2. Unsur dalam perencanaan produksi

Perencanaan  produksi merupakan suatu hasil dari pemikiran yang  rasional   dan didalamnya ada beberapa perkiraan, perhitungan maupun beberapa hal untuk pencapaian tujuan yang diharapkan dimasa mendatang.

Beberapa unsur perencanaan produksi diantaranya:

  • Tujuan produksi

Suatu perencanaan haruslah memiliki tujuan yang jelas dan mampu dipahami oleh manajemen perusahaan. Tidak mungkin suatu perusahaan akan menggunakan  beberapa bahan bakunya untuk produksi sedangkan mereka tidak mengetahui apa tujuan dari produksi tersebut.  Sebelum  menentukan berapa besar bahan baku yang akan digunakan, tentukan dulu   untuk apa produk akan diproduksi apakah untuk memenuhi permintaan konsumen ataukah untuk  kebutuhan perusahaan sendiri atau untuk sekedar promosi. Bila bahan baku yang tersedia  banyak dan tujuan produksi diketahui maka perusahaan akan mudah menentukan  berapa besar  produksi yang akan dilakukan.

Perencanaan produksi bukan hanya digunakan untuk proses produksi barang yang akan dijual dipasaran, kadang  perusahaan juga merencanakan produksi barang  untuk promosi atau untuk   sekedar hadiah kepada klien. Perencanaan produksi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pasar tersebut harus dilakukan sesuai dengan keinginan konsumen  dipasaran. Sebelum  produksi  perusahaan harus melakukan survey lapangan tentang bagaimana selera konsumen atas barang yang diinginkan, setelah itu barulah perusahaan membuat perencanaan  produksi sesuai  kebutuhan pasar.

Apabila tujuan  perusahaan membuat produk untuk hadiah  kepada karyawan maka perusahaan tidak perlu melakukan survey di lapangan. Perusahaan cukup merencanakan berapa banyak produk yang akan diproduksi untuk tujuan tersebut.  Sedangkan bila tujuan produksi suatu perusahaan untuk promosi kepada konsumen atau perusahaan  lain maka produk yang akan dihasilkan harus bagus dan berkualitas.

Kualitas sangat dibutuhkan bila  tujuan produksi menyangkut selera konsumen. Perusahaan harus melakukan survey  atas apa yang dibutuhkan dan diharapkan konsumen, kemudian harus membuat inovasi  terhadap produk agar berbeda dari produk yang sudah ada dipasaran. Bila perencanaan produksi dilakukan dengan baik maka  kualits produknya pun juga kan baik demikian sebaliknya.

  • Perencanaan harus bisa diukur  dan memiliki standart tertentu

Perencanaan produksi tidak hanya dilakukan atas tujuan   saja namun juga harus diukur berapa besar  kemampuan konsumen atas barang yang diproduksi. Perencanaan produksi yang melebihi kapasitas pasar dan tidak mengukur berapa besar kemampuan konsumen atas  barang tersebut, hal ini akan menimbulkan penimbunan barang yang  sia-sia. Sebagai contoh perusahaan A memproduksi  barang  melebihi kebutuhan pasar, hal ini akan memperbesar biaya produksi dan mengurangi pendapatan perusahaan.

Karena itu saat akan produksi sebaiknya perencanana produksi  juga harus mempertimbangkan  standar dan kemampuan konsumen di pasaran. Bagaimana konsumen bisa menghabiskan produk dalam jangka waktu tertentu, berapa  besar kemampuan konsumen untuk membeli produk dan berapa banyak kebutuhan pasar atas barang  yang akan diproduksi.  Kemudian bagi perusahaan juga harus mempertimbangkan  berapa besar keuangan perusahaan untuk   berproduksi sesuai kebutuhan pasar.

  • Perencanaan merupakan fakta yang bersifat objective

Perencanaan produksi harus apa adanya dan memiliki pemikiran yang cukup rasional bukan hanya sebagai angan-angan saja. Bila perencanana produksi hanya sekedar angan-angan dari atasan maka   hal ini akan sia-sia.

Perusahaan tidak memiliki gambaran yang tepat tentang berapa banyak produk yang dibutuhkan perusahaan dan bagaimana produk yang diinginkan perusahaan. Dengan kata lain bahwa perencanaan produksi harus berdasarkan kenyataa yang ada dipasaran. Hal ini untuk mengurangi pemborosan  biaya bahan baku sekaligus biaya tenaga kerja.

  • Perencanaan harus bisa diukur sekalipun   mengandung unsur mengira-ngira atau menduga saja

Sekalipun perusahaan hanya  mengira-ngira namun perkiraan tersebut adalah benar, benar dan tentunya tidak menimbulkan kerugian pada perusahaan.  Setidaknya sudah ada gambaran yang nyata bagaimana perusahaan harus membuat produk, merencanakan berapa besar bahan baku yang akan digunakan dan bagaimana proses produksinya hingga ke tangan konsumen.

  • Perencanaan merupakan tahan awal yang digunakan untuk pelaksaaan suatu kegiatan   sehingga setiap penyimpangan bisa diperhatikan.

Dalam proses  produksi, ini adalah langkah awal perusahaan untuk menghasilkan barang yang dibutuhkan oleh  konsumen. Saat proses produksi harus dilakukan pengawasan yang ketat baik pengawasan terhadap bahan baku maupun  pengawasan terhadap sumber daya manusia.

Saat proses produksi tersebut harus dilakukan pengawasan terhadap bahan baku yang digunakan, berapa besar bahan baku yang telah dikeluarkan oleh  bagian gudang dan berapa banyak tenaga kerja yang ada dalam proses produksi. Bila dirasa bahan baku yang digunakan terlalu berlebihan maka harus dikurangi sesuai  kebutuhan saja. Demikian juga dengan tenaga kerja yang digunakan, bila tenaga kerja yang digunakan saat proses produksi terlalu banyak harus dikurangi dan bila tenaga kerja yang  ada masih kurang untuk proses produksi maka harus ditambah tenaga kerja sebanyak yang dibutuhkan.

3. Fungsi dan tujuan perencanaan produksi

Perencanaan produksi  merupakan  salah satu dari  banyaknya perencanaan   suatu perusahaan. Dalam kaitannya untuk menambah nilai suatu barang atau inventory  maka perencaan  produksi tersebut memiliki  tujuan dan fungsi yang cukup besar.

Tujuan dari  rencana produksi diantaranya:

  • Memaksimalkan  kepuasan konsumen terhadap produk

Semakin besar  kepuasan konsumen maka semakin mudah perusahaan untuk mendapatkan keuntungan, namun bila konsumen merasa tidak puas, mereka pun tidak akan pernah mau untuk membeli produk perusahaan bersangkutan. Ketika konsumen merasa senang menggunakan produk perusahaan  dan mereka ingin menggunakannya lagi maka proses produksi akan tetap berlangsung. Konsumen akan terus menggunakan produk suatu perusahaan bila produk tersebut  berkualitas dan  menguntungkan konsumen.

Perusahaan bisa membuat produk yang dibutuhkan konsumen dan berkualitas agar konsumen tetap mau menggunakan produk  bersangkutan.  Kepuasan konsumen akan maksimal bila perusahaan melakukan inovasi terhadap produk bersangkutan  namun inovasi tersebut tetap  mengacu pada kepuasan konsumen. Bila inovasi  dilakukan tanpa  pertimbangan terhadap konsumen maka  produk yang dijual  justru tidak akan disukai konsumen.

  • Meminimalkan   berubahnya  nilai produksi

Dengan perencanaan produksi maka resiko kehilangan nilai  produk suatu barang akan semakin berkurang.   Bahan baku yang ada digudang harus diproduksi sesuai dengan  waktu yang telah ditentukan. Bila proses produksi terjadi dalam waktu yang cukup lama maka bahan baku  yang disimpan di gudang akan rusak dan tidak  bisa dipakai lagi. Sekalipun bahan baku bisa terpakai namun kualitas bahan baku tersebut akan jelek bila menghasilkan produk. Karena itu sebaiknya  produksi dilakukan dalam waktu yang telah ditentukan karena proses produksi ini akan meminimalkan berubahnya bahan baku.

  • Meminimalkan perubahan  tenaga kerja

Perencanaan produksi yang baik juga akan menentukan berapa banyak tenaga kerja yang harus digunakan untuk menghasilkan suatu produk. Dengan perencanaan  yang berkaitan dengan  tenaga kerja tersebut maka  biaya tenaga kerja pun bisa diminimalkan.

  • Memaksimalkan perlengkapan dan inventaris pabrik

Produksi barang dalam suatu pabrik akan memaksimalkan nilai  perlengkapan dan inventaris yang dimiliki oleh  pabrik.   Perencanaan produksi juga bisa digunakan untuk meminimalkan biaya penggunaan perlengkapan dan inventaris lainnya untuk proses produksi hingga barang siap dijual.

Fungsi   production planning:

  • Menjamin rencana  produksi barang maupun penjualan barang

Dengan perencanaan produksi yang tepat maka akan memudahkan bagi  perusahaan  untuk  menjamin  rencana penjualan produk    kepada konsumen  sesuai dengan rencana yang tepat. Rencana produksi yang tepat adalah rencana yang berhubungan dengan kebutuhan konsumen di  pasaran sekaligus  mengetahui selera mereka. Dengan mengetahui   berapa banyak  konsumen yang membutuhkan  barang tersebut maka penjualan akan dimaksimalkan berdasarkan jumlah produk yang dihasilkan.

  • Untuk mengukur  kemampuan produksi  yang konsisten terhadap rencana produksi

Perencanaan produksi sangat tepat digunakan untuk mengukur seberapa besar perusahaan mampu untuk memproduksi barang serupa dari waktu ke waktu. Pengukuran tersebut   bisa digunakan untuk   memaksimalkan produksi barang secara berkelanjutan. Karena proses produksi  suatu perusahaan harus berjalan  dengan konsisten maka  perusahaan harus mengukur seberapa besar kemampuan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pasar. Konsumen tidak mau  tau tentang apa yang dibutuhkan perusahaan, mereka hanya ingin barang yang dibutuhkannya ada saat mereka butuh. Karena itulah bagi perusahaan mereka harus mengukur produksi produknya setiap saat  agar tetap bisa memenuhi  pasar.

  • Monitoring hasil produksi

Dengan membuat  perencanaan produksi maka akan mudah bagi perusahaan untuk  monitoring  hasil produksinya secara akurat. Selanjutnya monitoring ini akan  digunakan untuk membuat penyesuaian atau revisi  produksi yang lebih baik. Bila saat produksi pertama  perusahaan mampu menghasilkan barang yang berkualitas belum tentu saat produksi kedua atau ketiga perusahaan bisa menghasilkan produk yang sama bagusnya dengan produk pertaman. Perencanaan produksi  sangat membantu perusahaan untuk mengawasi hasil produk dari waktu ke waktu.

Bila produk yang dihasilkan tidak begitu bagus maka harus dilakukan penelitian  tentang apa yang menyebabkan  produksi tersebut tidak sesuai harapan. Monitoring ini harus dilakukan secara continue agar  konsumen tetap mau menggunakan produk perusahaan dan  barang  produksi tidak tergantikan oleh perusahaan lain.

4. Tingkat perencanaan produksi

Dalam merencanakan suatu proses produksi maka ada beberapa   tingkatan  untuk menggolongkan  hal tersebut. Dalam tiap tingkatan tersebut ada beberapa hal yang berbeda namun pada intinya adalah untuk menghasilkan produk yang dibutuhkan konsumen. Sistem pengendalian   maupun perencanaan produksi  dapat dibagi menjadi  beberapa tingkatan diantaranya adalah:

  • Long  range planning

Perencanaan produksi yang dimaksud dalam hal ini adalah  untuk perencanakan produksi dalam jangka panjang.  Perancangan ini meliputi beberapa hal diantaranya adalah untuk peramalan usaha, merencanakan berapa banyak produk  yang akan diproduksi dan dijual dipasaran. Selain itu dalam proses perencanaan jangka panjang juga meliputi  perencanaan kebutuhan bahan maupun perencanaan financial.

  • Medium range planning

Perencanaan produksi  lainnya yang bisa dilakukan oleh  perusahaan  adalah  perencanaan jangka menengah. Dalam perencanaan ini ada beberapa hal yang akan dilakukan diantaranya adalah  merencanakan berapa besar kebutuhan  kapasitas, merencanakan berapa  banyak kebutuhan  bahan baku atau material yang dibutuhkan  dalam proses produksi. Dalam perencanaan ini juga ada  penjadwalan  induk produksi  sekaligus untuk  perencanaan   kebutuhan distribusi produk.

  • Short  range planning

Perencanaan jangka pendek  dalam suatu proses produksi tersebut merupakan  kegiatan  untuk menjadwalkan kembali perakitan produk pada akhir, proses ini juga akan melibatkan perencanaan dan pengendalian  produk baik input maupun output dan juga pengendalian kegiatan produksi dalam perencanaan maupun pengendalian   inventory  sekaligus manajemen proyek   bersangkutan.

5. Aktivitas perencanaan dan pengendalian produksi

  • Perencanaan pengadaan barang

Perencanaan produksi ini meliputi beberapa hal diantaranya adalah untuk merencanakan  jumlah, jenis maupun waktu yang dibutuhkan untuk produksi produk. Proses pengadaan barang ini berhubungan dengan  berapa  banyak barang yang akan dibeli atau dipesan perusahaan kepada supplier.

  • Perencanaan inventory

Inventory kantor direncanakan sekaligus untuk pengendalian produk yang diproduksi. Perencanaan persediaan tersebut meliputi jenis persediaan, berapa banyak persediaan yang dibutuhkan dan juga  waktu yang dibutuhkan untuk perencanana tersebut.

  • Perencanaan kapasitas tenaga kerja, fasilitas perusahaan atau pabrik maupun  perencanaan mesin

Proses produksi akan melibatkan tenaga kerja maupun fasilitas yang ada dalam suatu perusahaan. Perencanaan produksi tersebut mempertimbangkan berapa banyak tenaga kerja yang akan membantu proses pembuatan produk dan juga berapa  banyak  fasilitas perusahaan berupa perlengkapan dan peralatan yang digunakan untuk menghasilkan produk yang dibutuhkan konsumen di pasaran.

  • Jadwal  produksi dan tenaga kerja

Proses produksi yang  melibatkan tenaga kerja, mesin maupun fasilitas yang digunakan perusahaan harus dijadwalkan agar bisa memaksimalkan produk yang dihasilkan namun  bisa meminimalkan biaya produksi.

  • Monitoring dan penjaminan kualitas

Produksi yang  sudah direncanakan sebelumnya harus dimonitoring  agar  bisa menghasilkan produk yang memiliki kualitas unggul dan mampu bersaing dengan produk lainnya.

  • Pencatatan dan pelaporan

Setiap tahap  dari  proses produksi harus dicatat dan dilaporkan agar menjadi informasi yang bisa diidentifikasi selanjutnya.  Proses pencatatan dan pelaporan ini  memudahkan   pengukuran tingkat kualitas produk yang dihasilkan  nantinya.

Slide1

Slide1