Cara Mengelola Manajemen Inventori dengan Efektif

Setiap perusahaan terurama  perusahaan dagang  mereka selalu  membutuhkan persediaan barang dagangan. Persediaan tersebut  akan disimpan  dan digunakan untuk memenuhi  kebutuhan perusahaan. Persediaan kemudian   digunakan untuk    proses produksi  yang akan dijual kembali. Dengan pengolahan persediaan tersebut  maka perusahaan bisa mendapatkan keuntungan untuk mengembangkan usaha yang dijalankan. Persediaan bisa berupa  bahan pembantu, bahan mentah,  barang  setengah jadi, barang jadi ataupun bisa berupa suku cadang. Sebagai bagian penting dari  perusahaan maka  persediaan atau inventory   memiliki nilai yang cukup besar terhadap   biaya operasional, perencanaan dan pengendalian persediaan.  Karena pentingnya persediaan maka  perusahaan harus membuat  manajemen persediaan yang baik agar bisa mengelola persediaan yang dimiliki.

Dalam hubungannya dengan manajemen inventory maka persediaan   dapat digolongkan menjadi  bahan baku,  bahan setengah jadi  atau bahan yang masih dalam proses dan juga barang jadi yang digunakan untuk perusahaan.

Ada berbagai cara model matematik   dipadu dengan model inventory berbasis komputer  yang telah dikembangkan untuk membantu perusahaan dalam memutuskan berapa banyak inventory maupun  kapan  inventory tersebut akan dipesan. Metode yang biasa digunakan dalam hal ini diantaranya adalah Material Requirement Planning(  MRP). Dalam hubungan beberapa inventory diatas maka semuanya akan membentuk  hubungan antara  produksi dan penjualan produk untuk mendapatkan keuntungan maksimal.

Setiap perusahaan atau pabrik yang memiliki beberapa persediaan, tentu mereka memiliki maksud baik untuk menambah nilai  kegunaan persediaan tersebut. Ada beberapa fungsi penting dari  persediaan  untuk pemenuhan  kebutuhan.

Berikut fungsi persediaan  dalam pemenuhan  kebutuhan perusahaan:

  • Mengurangi dan mencegah resiko  hilangnya  barang baku  maupun barang yang dibutuhkan oleh perusahaan

Dalam kasusnya makin banyak perusahaan yang menyadari bahwa   proses pengontrolah terhadap  bahan baku khususnya yang ada di gudang sangat penting.  Hal ini juga berhubungan dengan keberhasilan suatu perusahaan. Sebagian besar modal perusahaan akan tertanam dalam  bahan baku  atau persediaan sehingga  proses pengontrolan  tersebut sangat diperlukan untuk mencegah dan mengurangi resiko kehilangan bahan baku. Adanya persediaan yang cukup dalam gudang  karena pengontrolan yang tepat tentu saja membuat perusahaan menjadi mudah dalam proses produksi.

  • Mencegah   jika  terhadap barang yang  dipesan  jika tidak baik sehingga perusahaan bisa mengembalikan  barang tersebut

Kadang perusahaan  melakukan pengadaan barang yang banyak dan sering barang yang dipesan tersebut tidak sesuai dengan permintaan. Karena proses produksi tidak bisa ditunda maka adanya persediaan  akan membantu perusahaan yang kekurangan bahan akibat pengembalian sebagian bahan baku karena tidak sesuai permintaan.

  • Mencegah inflasi atau kenaikan barang

Perusahaan bisa mempresiksi kapan bahan baku  naik dna kapan bahan baku yang dibutuhkan harganya turun. Ketika   harga bahan baku di pasaran menurun,  perusahaan bisa membeli persediaan bahan baku dalam jumlah yang  besar. Bahan baku tersebut bisa digunakan  sebagai persediaan  dimana ketika perusahaan membutuhkan tidak perlu lagi membeli. Persediaan yang ada tersebut juga bisa mencegah adanya inflasi atau kenaikan harga bahan baku. Jadi ketika bahan baku mengalami kenaikan yang cepat perusahaan tidak lagi pusing untuk membeli  bahan baku.

  • Penyimpanan bahan baku yang dihasilkan   dalam musim tertentu  sehingga  bahan baku    bisa didapatkan ketika  barang tidak tersedia di pasaran

Kadang proses produksi terkendala adanya bahan baku yang  tidak tercukupi di  pasaran sementara permintaan konsumen tetap bahkan akan semakin bertambah. Perusahaan bisa saja membeli bahan baku yang dibutuhkan namun harganya jauh lebih mahal. Ketika harga jual barang tidak mampu untuk dinaikkan dan harga bahan baku semakin meningkat, mau tidak mau perusahaan tetap produksi namun dengan  keuntungan yang sangat minim.  Sebagai solusi yang tepat, saat harga bahan baku turun  perusahaan bisa membelli bahan baku yang banyak untuk proses produksi dan juga untuk disimpan dalam gudang. Proses penyimpanan bahan baku tersebut dimaksudkan untuk mencegah terjadinya kekosongan bahan baku saat musim tertentu.

  1. Pengklasifikasian  Inventory

Management inventory diperlukan  perusahaan dan bisa dilakukan  dengan berbagai cara. Salah satu cara yang dilakukan adalah dengan cara analisa  nilai dari persediaan tersebut. Pada analisa ini  maka  persediaan dapat dibedakan menjadi  nilai investasi  yang telah digunakan pada periode  tersebut.  Persediaan dapat dibedakan menjadi  tiga kelas misalnya  kelas A, B, dan kelas C yang didasarkan  nilai persediaan. Nilai dalam klasifikasi tersebut adalah  volume persediaan  yang  dibutuhkan dalam satu peiode  atau dalam satu  tahun  kemudian dikalikan dengan harga per unitnya.

Kriteria masing-masing kelas dalam klasifikasi ABC, sebagai berikut :

  • Kelas A

Dalam klasifikasi ini maka persediaan yang memiliki jumlah atau volume  tahunan  dengan nilai rupiah yang cukup tinggi. Dalam kelas A, inventory memiliki sekitar 70% dari total persediaan sekalipun  dalam jumlah yang sedikit sekitar 20%  dari keseluruhan item yang tersedia.  Persediaan yang dimaksudkan  dalam kelas ini  membutuhkan perhatian yang lebih tingggi  dalam penggadaannya, hal ini karena  pengadaan tersebut akan berdampak  biaya yang cukup tinggi  sehingga harus dilakukan pengawasan yang  cukup tinggi.

  • Kelas B

Klasifikasi  kelas ini merupakan   penggolongan persediaan yang memiliki volume  tahunan dalam rupiah yang  menengah.  Dalam kelompok ini  inventory akan mewakili sekitar 20%  terhadap nilai persediaan tahunan maupun sekitar 30% dari jumlah  inventory. Dalam kelas ini akan  diperlukan teknik untuk pengendalian yang lebih moderat.

  • Kelas C

Klasifikasi ini merupakan penggolongan suatu barang  dengan nilai  volume tahunan  dalam rupiah yang  rendah dan mewakili sekitar 10% dari jumlah nilai persediaan.  Hal ini  terdiri dari  50%  dari jumlah nilai inventory  yang tersedia. Dalam klasifikasi ini  diperlukan suatu teknik untuk mengendalikan   secara sederhana dan hanya dilakukan sekali saja.

Dalam manajemen persediaaan harus dihindari beberapa kesalahan penetapan persediaan atau inventory yang  ada  pada perusahaan.  Bila terjadi kesalahan dalam penetapan persediaan tersebut maka akan berakibat tidak baik bagi perusahaan.

Bila penetapan inventory terlalu kecil maka  kesempatan untuk menjual produk akan hilang dan laba yang diharapkan tidak akan tercapai.  Namun ketika  management menetapkan   persediaan yang terlalu besar, hal ini bisa menimbulkan biaya yang terlalu besar sehingga laba yang didapatkan juga lebih kecil.  Bila perusahaan ingin meningkatkan laba maka mereka harus menambahkan persediaan yang ada di perusahaan tersebut.  Dalam suatu usaha, perusahaan adalah penentu  pembelian, perusahaan akan mempengaruhi ekonomi produksi, mempengaruhi pembelian maupun   memenuhi pesanan  konsumen  dengan cepat.

Sayangnya persediaan dalam perusahaan bisa merugikan perusahaan itu sendiri. Kerugian adanya persediaan tersebut diantaranya:

  • Menimbulkan biaya penyimpanan

Adanya persediaan dalam perusahaan atau pabrik mau tidak mau harus ada tempat penyimpanan tersendiri. Bila  perusahaan membeli bahan baku hanya untuk proses produksi misalnya hanya untuk sekali produksi, hal ini justru akan menambah biaya bahan baku. Awalnya  dalam satu minggu perusahaan akan berproduksi  n3 kali dan bahan baku dibeli saat proses produksi saja. Jika setiap akan berproduksi perusahaan membeli bahan baku, ada banyak biaya yang akan semakin membengkak. Pertama  adalah biaya transportasi karena dalam satu minggu akan ada biaya angkut bahan baku dari supplier sebanyak 3  x,bagaimana biaya transport dalam satu bulan?

Proses pengadaan yang hanya dilakukan saat produksi memang tidak akan menimbulkan biaya penyimpanan namun efeknya akan menimbulkan baiya transport semakin membengkak. Bila perusahaan memilih pengadaan bahan baku sebulan sekali dan selama itu ada beberapa proses produksi,  yang menjadi masalah adalah biaya penyimpanan. Tidak mungkin bahan baku dalam satu bulan tersebut hanya diletakkan diluar rumah, pastinya ada tempat tersendiri untuk menyimpannya.

  • Menimbulkan biaya pindah barang

Adanya  pengadaan barang akan menimbulkan biaya pindah barang  karena saat proses    order barang maka  perusahaan akan dikenakan biaya pindah barang oleh supplier. Biaya tersebut akan semakin   besar bila   barang  atau bahan baku yang dibeli semakin banyak. Proses pemindahan barang tersebut juga  dipengaruhi oleh  jarak pemesan dengan supplier. Semakin jauh jarak perusahaan dengan supplier maka semakin besar biaya pindah barang yang akan dikeluarkan.

  • Perusahaan harus mengembalikan modal  dalam bentuk persediaan yang telah ditanamkan

Bila perusahaan menanamkan modal dalam bentuk persediaan yang cukup banyak  maka padasuatu saat perusahaan harus mengembalikan modal tersebut dalam bentuk persediaan untuk diproses kembali. Modal dalam bentuk  persediaan yang  ada dalam perusahaan akan digunakan untuk  prosed produksi atau kegiatan operasional perusahaan. Dengan adanya proses produksi tersebut maka perusahaan bisa meningkatkan modalnya untuk mengembalikan persediaan yang  digunakan sebelumnya.

  1. Fokus Pengelolaan Persediaan

Pada perusahaan industry maka ada beberapa hal yang bisa  dilakukan untuk pengelolaan persediaan. Fokus pengelolaan persediaan tersebut akan memudahkan proses operasional dalam perusahaan. Berikut beberapa fokus dalam pengelolaan suatu perusahaan:

  • Banyaknya  inventory yang akan dipesan  pada waktu tertentu

Sebelum perusahaan  memanfaakan inventory  maka   akan dilakukan pertimbangan bahwa inventory tersebut  harus dipertimbangkan berapa banyak yang akan diolah  oleh perusahaan. Menghitung banyaknya persediaan yang  dibutuhkan perusahaan sangat tepat karena untuk menghindari adanya inventory yang tidak terpakai di gudang. Penimbunan inventory yang terlalu banyak akan mengurangi profit yang diinginkan perusahaan.

  • Banyaknya inventory  yang harus disimpan pada waktu tertentu

Perhitungan selanjutnya mengenai inventory adalah berapa banyak inventory  yang akan disimpan dalam gudang. Mengingat bahwa penyimpanan inventory yang terlalu banyak di gudang akan menimbulkan kerugian maka sangat penting bagi perusahaan untuk   mengatur berapa banyak inventory yang akan disimpan dalam gudang agar tidak menimbulkan kerugian yang besar.

  • Waktu yang tepat untuk memesan  inventory

Bagian pengadaan harus mengetahui kapan waktu yang tepat untuk pemesanan inventory. Jangan sampai ketika proses produksi inventory yang dibutuhkan telah habis  sehingga proses produksi dihentikan. Jika proses produksi dihentikan maka perusahaan tidak bisa memenuhi kebutuhan pasar dan ini bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan sendiri. Ketika perusahaan tidak mampu memenuhi    permintaan pasar maka perusahaan lain akan masuk pada pasar bersangkutan  untuk memenuhi kebutuhan konsumen dengan produk yang sama.Untuk mencegah hal itu maka sebelum inventory habis perusahaan harus menyediakan  sejumlah yang dibutuhkan  untuk proses produksi sebelumnya.

  1. Pengelolaan persediaan

Persediaan yang dibeli oleh perusahaan tentu saja  digunakan untuk  proses produksi, manajemen inventory dalam hal ini tentu sangat dibutuhkan agar  bisa menghasilkan output yang diharapkan.  Perusahaan juga memiliki beberapa alasan mengapa mereka harus  produksi.  Pengelolaan persediaan   adalah bagian utama dari perusahaan manufactur atau industry,seperti pabrik, laba yang didapatkan adalah dari proses produksi barang  yang dilakukan secara terus menerus. Bila proses produksi dihentikan   perusahaan akan kesulitan  untuk pemenuhan  balas jasa kepada karyawannya. Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk proses pengelolaan inventory, pengelolaan bisa  dilakukan menjadi barang setengah jadi hingga menjadi barang jadi yang siap dijual dipasaran.

Beberapa   tujuan  pengelolaan produksi diantaranya adalah:

  • Menyediaan produk yang dibutuhkan perusahaan untuk menunjang semua aktivitas dalam perusahaan  tersebut
  • Mendapatkan laba yang besar sehingga perusahaan bisa meningkatkan modal dan  kesejahteraan karyawan
  • Mampu bersaing dengan perusahaan lainnya dalam pangsa global

Manajemen inventory juga erat kaitannya dengan beberapa biaya yang harus dikeluarkan  perusahaan yang berhubungan dengaan persediaan tersebut. Beberapa   biaya yang berhubungan dengan persediaan diantaranya adalah:

a. Biaya untuk menyimpan persediaan

Biaya penyimpanan inventory ini meliputi beberapa hal diantaranya adalah biaya pemeliharaan barang yang ada di gudang, biaya sewa  gudang,  pajak dan asuransi serta biaya modal yang ditanamkan dalam inventory tersebut. Biaya penyimpanan persediaan barang tersebut dapat diukur  dengan  persentase tertentu dari  nilai rata-rata inventory maupun berdasarkan biaya per unit dati inventory yang disimpan tersebut.

b. Biaya penggadaan  inventory

Pengadaan inventory suatu perusahaan sangat diperlukan bukan hanya untuk proses  produksi namun juga digunakan sebagai stock ketika barang tersebut tidak  atau telah habis di pasaran. Dalam  hal biaya penggadaan  barang tersebut ada beberapa biaya yang  termasuk didalamnya.

Biaya yang termasuk dalam biaya pengadaan barang diantaranya adalah:

  • Biaya saat proses pemesanan inventory

Saat inventory dipesan perusahaan juga kan mengeluarkan beberapa biayal,seperti mereka harus membayar uang muka pembelian kepada supplier atau  membayar biaya angkut barang hingga sampai ke tangan perusahaan.

  • Biaya pengiriman inventory yang diminta

Biaya pengiriman inventory bisa dibayar saat   barang sampai ditempat atau saat awal pemesanan.  Biaya pengiriman inventory ini   tergantung dari jarak tempat supplier dengan pemesan dan juga berapa banyak barang yang diminta  pemesan.

  • Biaya penerimaan inventory

Inventory  yang diterima akan  dibayar seluruhnya kepada supplier, pembayaran bisa dilakukan saat barang sampai di tempat pemesan. Kadang  biaya penerimaan  inventory tersebut disertai oleh biaya angkut yang sudah ditetapkan.

  • Biaya pembayaran inventory yang dipesan kepada supplier

c.Biaya kekurangan inventory

Bila suatu perusahaan telah melakukan pengadaan barang  dan digunakan untuk proses produksi namun inventory yang dibutuhkan berkurang,  perusahaan tersebut bisa melalukan re order atau  mengeluarkan biaya kekurangan inventory.  Pemasanan ulang ini juga dilakukan untuk mengisi kembali gudang  inventory yang telah kosong.  Persediaan tambahan tersebut juga  digunakan untuk  mengatasi perubahan atau inflasi  penjualan maupun keterlambatan pengiriman barang.  Biaya kekurangan inventory ini sebenarnya bsia dicegah dengan melakukan pemesanan  melebihi dari  kebutuhan produksi. Dalam proses penyimpanan barang  akan diusahakan untuk penyimpanan barang yang lebih banyak. Kelebihan inilah nantinya akan digunakan untuk menggantikan kekurangan  inventory pada perusahaan bersangkutan.

Dalam kasus sehari-hari yang dilakukan oleh manajer produksi untuk mengatur inventory dalam perusahaan, maka sangat baik dilakukan pengecekan terhadap barang yang dibeli atau sebelum  pengadaan barang tersebut. Stock opname yang dilakukan pada akhir bulan inilah yang   sangat membantu dalam     proses inventory manajemen perusahaan.  Pihak pengadaan barang  harus bisa memperkirakan berapa banyak barang atau bahan baku yang akan digunakan salam satu bulan untuk proses produksi,. Bahan baku  harus sesuai dengan kebutuhan produksi dan lebih baik ditambahkan daripada perusahaan harus kekurangan bahan baku untuk produksi.

Slide1

Slide1