Strategi Pengadaan dan Procurement Barang yang Cerdas dan Hemat Biaya

Pengadaan atau  procurement merupakan bagian dari perusahaan yang sering dilakukan untuk menambah nilai suatu barang  agar perusahaan bisa mendapatkan keuntungan.  Pengadaan barang maupun jasa tersebut  mulai banyak didiskusikan pada forum manajemen maupun pada media masa. Pengadaan  sering diartikan sebagai  pembelian atau tender yang berhubunagn dengan  proses administrasi.

Banyak perusahaan yang  mengganggap bahwa pengadaan ini  dianggap tidak begitu penting  padahal proses ini sangat berarti bagi perusahaan tersebut.  Pada beberapa perusahaan  pengawasan  terhadap pengadaan  umumnya tidak  dilakukan oleh sumber daya manusia  yang  bisa diandalkan sehingga  perusahaan tersebut  tiba-tiba menyadari bahwa  pengadaan yang dilakukan menjadi besar.

Dengan  pengadaan yang semakin besar tersebut maka  kinerja suatu perusahaan akan terpengaruh pada  kinerja perusahaan penunjang  atau terpengaruh pada penyediaan barang atau   jasa. Dengan banyaknya pembengkakan  pengadaan pada beberapa perusahaan tersebut maka banyak perusahaan yang mengalami kerugian. Kerugian tersebut bila dibiarkan secara terus menerus  maka akan mempengaruhi  posisi  perusahaan.  Pembengkakan dalam proses  pengadaan tersebut akan  menimbulkan penururan kinerja  pengadaan barang ataupun jasa dalam perusahaan sehingga organisasi juga akan terpengaruh. Karena proses pengadaan pabrik yang terlalu lama kadang menjadi  masalah pada perusahaan tersebut.

A. Pengertian procurement manufacturing

Pengadaan merupakan suatu kegiatan yang menjadi implementasi suatu  keputusan pabrik atau perusahaan untuk  membeli  barang  yang dibutuhkan  dan telah diputuskan perusahaan atau  pabrik  dengan cara membeli, pertukaran dan mencakup tentang proses administrasinya. Dalam proses   procurement manufacturing tersebut maka  ada beberapa  cara yang bisa dilakukan untuk proses administrasi diantaranya adalah   pembelian secara tunai dan pembelian secara kredit. HR management for business strategy and performance.

Gatis - Katalog KPI (Key Performance Indicators) Bagian Produksi + 3 Ebook Dahsyat tentang Ilmu Pengembangan Diri. Download Sekarang.

Beberapa pabrik  bahkan lebih dari 60%  dari pemimpin perusahaan  mempercayakan bahwa procurement  dan supply chain   mampu memberikan  kontribusi  yang besar  terhadap beberapa hal dalam perusahaan tersebut. Beberapa  kontribusi  yang didapatkan  tersebut adalah  quality improvement, bottom line cost  reduction dan improved customer services. Dalam formula strategi pengadaan   barang akan dimulai dengan analisa   yang dilakukan terhadap barang atau jasa   yang dilihat dalam jumlah, jenis maupun keperluan  dalam pendistribusian.  Semua hal yang berhubungan dnegan peraturan internal maupun eksternal  yang berhubungan dengan sistem pengadaan    harus dipertimbangkan dengan baik.

Dalam  proses procurement tersebut  maka pabrik akan membuat suatu analisa resiko  terhadap pasokan  barang  maupun jasa. Setelah itu barulah perusahaan membuat strategi pengadaan  yang terdiri dari strategi operasional pengadaan, strategi  kontrak pengadaan maupun strategi  kontrak dan pemilihan vendor yang tepat.  Dari beberapa strategi tersebut  kemudian akan diputuskan  kebijakan  pengadaan   yang tepat dan lebih efektif.

Stategi pengadaan  juga harus mendukung tujuan dan beberapa strategi pabrik dan faktor lainnya.  Beberapa hal penting dalam perusahaan seperti  strategi sumber daya manusia, manajemen keuangan,  manajemen  operasional maupun marketing juga harus disesuaikan dengan trategi pengadaannya. Pelaksaan strategi  tersebut haruslah berjalan dengan lancar dan  selaras dengan beberapa kebijakan operasional perusahaan.

Dalam strategi pengadaan tersebut juga sangat diperlukan adanya Supply Chain Management atau SCM. SCM ini nantinya  akan memudahkan setiap fungsi  dalam pabrik  akan berjalan dengan baik. Pengadaan bukan hanya sekedar  suatu proses administrasi namun juga merupakan     menentukan keberhasilan pabrik. Pengadaan  adalah  fungsi yang   bukan hanya sekedar  peraturan  yang berlaku  namun juga harus dipertimbangkan pencapaian  kinerja  perusahaan.

B. Prosedur Procurement Manufacturing

Dalam proses pengadaan harus dilakukan beberapa tahap atau prosedur jika perusahaan tidak ingin  merugi. Secara  tidak langsung pengadaan yang  kurang tepat akan menimbulkan kerugian pada perusahaan berupa biaya bahan baku.

Prosedur dalam procurement manufacturing diantaranya:

  • Seleksi

Dalam prosedur pengadaan tersebut maka  proses  seleksi sangat diperlukan untuk  menentukan barang yang benar- benar  dibutuhkan oleh perusahaan. Selain menentukan  barang yang dibutuhkan perusahaan,  kondisi keuangan  pada perusahaan juga harus  dipertimbangkan. Bila kondisi keuangan  tidak memungkinkan  maka pengadaan harus diminimalkan sedangkan bila kondisi  keuangan lebih dari cukup maka  pengadaan  bisa  disesuaikan dengan  keuangan yang banyak tersebut.

Seleksi  dalam pengadaan barang ini dilakukan  untuk  mengetahui mana produk yang dibutuhkan dan mana produk yang tidak begitu dibutuhkan.  Beberapa barang yang  dibutuhkan perusahaan  mungkin akan dibeli dalam jumlah yang  terbatas, hal ini berhubungan dengan kondisi keuangan perusahaan tersebut. Perusahaan yang memiliki perputaran  kasa lebih cepat maka akan lebih cepat pula dalam proses pengadaan barang. Sedangkan bila perusahaan sulit melakuka perputaran kas hal ini menunjukkan bahwa penjualannya tidak begitu stabil. Penjualan yang baik akan mempercepat proses pengadaan barang.

Sekalipun pengadaan barang harus dilakukan seleksi terlebih dulu  tapi  seleksi ini tetap harus mempertimbangkan beberapa  produk  barang yang   perlu didahulukan.  Proses seleksi dilakukan   setelah  dilakukan stok opname yaitu suatu proses untuk mengetahui  jumlah barang yang masih tersedia di gudang.

  • Verifikasi

Verifikasi merupakan  pemerikasaan atau penelitian   barang  yang akan dipesan dengan kebutuhan yang telah ditulis dalam daftar  pengadaan sebelumnya. Dalam proses pemesanan tersebut kemudian akan  dilakukan pemeriksaan apakah barang tersebut  sudah  dipesan sebelumnya ataukah  belum.  Jika barang   yang akan dibeli tersebut sudah tersedia di gudang  maka harus dipertimbangkan apakah  harus ditambahkan dalam daftar   pengadaan ataukah tidak. Bila memang dibutuhkan maka  bisa ditambahkan dalam pengadaan tersebut.

  • Hunting

Bagian purhase atau bagian pengadaan  melakukan survey  atas barang yang dibutuhkan dalam daftar tersebut.  Hunting barang yang dibutuhkan bisa dilakukan melalui  supplier yang ada pada daftar  supplier  sebelumnya atau dengan mencari beberapa   toko yang menyediaan barang yang dibutuhkan perusahaan atau pabrik.  Bahan yang dibutuhkan pabrik yang ada pada beberapa toko  bisa ditandai  pada masing-masing catatan atau kartu pengadaan kemudian  baru dibuat daftar pesanan.

C. Tata cara Procurement Manufacturing

Pengadaan  bahan   yang dibutuhkan oleh  pabrik  dilakukan dengan beberapa cara dibawah ini:

  • Melalui supplier

Beberapa perusahaan atau pabrik lebih suka menggunakan supplier untuk  pengadaan  barang yang dibutuhkan  dalam beberapa waktu kedepan. Supplier   akan memberikan beberapa barang yang dibutuhkan perusahaan tersebut   namun dengan harga yang lebih terjangkau dibandingkan bila perusahaan membeli secara langsung pada  toko  atau  pada tempat  lainnnya.  Biasanya sebelum supplier datang maka   bagian pengadaan akan  melakukan pemesanan terhadap  barang yang dibutuhkan dan   akan melakukan negosiasi harga. Setelah  tercapai kesepakatan negosiasi maka  supplier akan datang bersama barang yang dipesan pabrik.

  • Pembelian langsung pada produsen atau grosir

Ada kalanya suatu pabrik atau perusahaan melakukan pembelian barang yang dibutuhkan langsung  pada produsen barang tersebut atau pada grosir yang berada di toko.

  • Penerimaan pengadaan

Penerimaan  bahan yang ada dalam daftar pengadan tersebut  harus sesuai dengan apa yang  dibutuhkan oleh pabrik. Apabila dalam procurement manufacturing   ada beberapa barang  yang tidka sesuai maka  bagian pengadaan bisa mengembalikan barang tersebut dan menggantinya sesuai dengan yang dibutuhkan.

  • Inventarisasi

Pengadaan barang bukan hanya digunakan untuk   proses produksi pada saat itu namun juga digunakan  untuk inventarisasi  pabrik. Setelah barang dalam pengadaan tersebut diterima dan diperiksa , bila barang tersebut sesuai pesanan maka akan dibuat   inventarisasi.

D. Kerja sama dalam pengadaan barang

Beberapa perusahaan biasanya memiliki supplier atau penjual bahan baku untuk memenuhi kebutuhan  produksi mereka. Perusahaan memilih penjual bahan baku yang dianggap murah dan memiliki kualitas yang baik. Untuk mendapatkan klien atau  untuk bekerja sama dengan  suplier tersebut memang bukan hal yang mudah. Ada baik buruknya ketika perusahaan memilih supplier untuk pemenuhan kebutuhan mereka. Namun cara ini sebenarnya banyak dipilih perusahaan dibandingkan jika mereka  harus membeli sendiri secara terpisah di pasar.

Berikut beberapa  cara perusahaan untuk memenuhi kebutuhan produksinya:

  • Supplier

Supplier adalah pihak yang menjual  produk tertentu yang dibutuhkan perusahaan baik dalam jumlah kecil maupun dalam jumlah besar. Perusahaan  lebih senang menggunakan  supplier untuk pemenuhan bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan. Beberapa bahan baku yang dibutuhkan perusahaan biasanya dicukupi oleh satu supplier saja.  Namun ada juga  perusahaan atau pabrik yang memiliki lebih dari satu suplier untuk memenuhi kebutuhan produksinya. Memilih supplier memang menguntungkan dari segi waktu dan tenaga dibadingkan bila anda membeli bahan baku prosuksi secara terpisah namun bukan berarti supplier tidak memberikan kerugian bagi perusahaan.

Supplier memberikan keuntungan kepada perusahaan karena dengan memilih supplier maka perusahaan tidak akan menanggung beban angkut yang berlebihan.  Perusahaan juga  tidak  susah-susah  untuk  survey barang kesana kemari yang membutuhkan waktu dan tenaga. Hanya dengan menghubungi supplier yang bersangkutan dan memesan sejumlah barang yang diinginkan maka dalam waktu tidak lama supplier akan mendatangkan bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. Namun dibalik keuntungan  tersebut sebenarnya perusahaan tidak bisa memilih bahan baku yang lebih baik.

Dari supplier perusahaan tidak bisa memilih bahan baku yang  dianggap sesuai, mereka hanya dihadapkan  pada bahan baku itu-itu saja dan harganya sesuai dengan  penawaran supplier.  Bila perusahaan  mencari bahan baku ditempat lain maka  perusahaan bisa memilih bahan baku yang  bagus dengan berbagai pilihan.

  • Bahan baku dari produsen langsung

Bila perusahaan menginginkan bahan baku yang harganya lebih murah  maka perusahaan bisa membelinya langsung dari produsen bahan baku  bersangkutan. Pengadaan bahan baku yang langsung dari produsen  harganya jauh lebih murah dibandingkan dari suuplier atau dari toko eceran. Sayangnya banyak produsen bahan baku yang hanya melayani penjualan dalam partai besar kepada mereka yang membutuhkan bahan baku.  Karena itu bila perusahaan menginginkan bahan baku dengan harga yang relatif murah maka perusahaan bisa memilih  produsen langsung bahan baku tersebut.

  • Toko eceran

Perusahaan juga bisa membeli bahan baku dari penjual eceran atau beberapa toko yang menjual bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. Toko eceran biasanya memberikan  harga bahan baku yang  mahal dibandingkan  dengan  harga bahan baku dari supplier dan produsen langsung. Namun bila  perusahaan membeli bahan baku dari toko, perusahaan bisa memilih  kualitas bahan baku yang lebih banyak.

E. Manfaat Procurement Strategy

Suatu proses pengadan barang tentu memiliki tujuan tersendiri, tujuan tersebut akan dimanfaatkan dalam jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang.  Berikut beberapa manfaat dari pengadaan barang:

  • Kelangsungan usaha perusahaan

Perusahaan  industri atau pabrik  sangat bergantung kepada  proses produksi, bila tidak ada pengadaan bahan baku yang terjadi dari waktu ke waktu tentu  proses produksi untuk mengahsilkan barang  tidak akan terwujud.  Ketika kebutuhan pasar akan barang yang dibutuhkan  konsumen  tidak mampu dipehuni perusahaan akibat tidak ada proses pengadaan barang maka konsumen akan berpindah pada barang serupa namun dari produsen lainnya.

Kelangsungan usaha perusahaan sangat bergantung dari  proses produksi dan pengadaan barang yang dilakukan. Karena itu proses pengadaan barang baik dalam jangka pendek, jangka panjang, jangka menengah sangat penting untuk kelangsungan usaha perusahaan bersangkautan. Bila kelangsungan  usaha perusahaan tetap berjalan maka   keberadaan perusahaan tidak akan tergantikan produsen lainnya.

  • Memaksimalkan laba

Dimanapun suatu usaha dilakukan untuk menghasilkan laba yang besar, secara tidak langsung proses pengadaan barang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan perusahana bersangkutan. Bila pengadaan barang berjalan lancar sehingga akan memudahkan proses produksi maka penjualan kepada konsumen bisa dilakukan tepat waktu. Kapan konsumen membutuhkan barang akan dipenuhi oleh perusahaan tanpa harus menunggu barang di pasaran habis dan timbul kekosongan barang dalam waktu yang lama.

Semakin cepat perusahaan melakukan umpan balik atas kebutuhan konsumen dan perusahaan mampu memenuhi kebutuhan tersebut dalam waktu cepat maka konsumen akan tetap menggunakan produk yang sama. Pengadaan barang yang baik dan sesuai kebutuhan konsumen  di pasaran akan memaksimalkan laba perusahaan. Namun ketika  bahan baku yang digunakan untuk produksi  tidak tersedia di gudang, ini  akan membuat proses produksi tertunda dan konsumen akan beralih pada produsen lainnya yang bisa memenuhi kebutuhan mereka dengan cepat.

  • Meningkatkan kesejahteraan karyawan

Sebagian laba yang didapatkan perusahaan digunakan untuk kebutuhan karyawannya. Karena usaha yang dilakukan oleh perusahaan baik pada proses pengadaan barang, produksi maupun penjualan selalu melibatkan karyawan, hasil dari proses tersebut juga untuk kesejahteraan karyawan. Balas jasa yang diberikan perusahaan kepada  karyawan adalah gaji dan beberapoa tunjangan lainnya, ini bisa dipenuhi oleh perusahaan bila perusahaan tersebut  memiliki pendapatan yang besar untuk  memenuhi kebutuhan karyawannya.

Pendapatan perusahaan bergantung pada penjualan produk, penjualan diawali dengan perencanaan produksi, perencanaan pengadaan barang dan prosesnya. Siklus ini saling berhubungan dan bila salah satu mengalami kendala maka akan berakibat juga pada komponen lainnya. Bila ingin proses produksi lancar maka pengadaan barang pun juga harus lancar.

  • Memenangkan pangsa pasar

Bila proses produksi suatu perusahaan tidak berjalan  dengan lancar,  perusahaan pun tidak akan mampu untuk memenuhi kebutuhan konsumennya dipasaran. Bila salah satu produk  ada yang kosong, produsen lain atua perusahaan lain akan masuk kedalam pasar bersangkutan untuk menggantikan  kekosongan barang tersebut. Sekali perusahaan  tidak mampu memenuhi kebutuhan konsumen maka pemenuhan kebutuhan berikutnya akan tergantikan oleh perusahaan lainnya sekalipun itu adalah barang yang sama.

Bagi perusahaan untuk mencegah terjadinya pergeseran produk oleh produsen lain maka proses pengadaan barang ini memang perlu diperhatikan. Jangan sampai barang yang dibutuhkan untuk proses produksi tidak ada di gudang saat produksi akan dilaksanakan. Ketika perusahaan mampu menyediakan produk yang dibutuhkan konsumen dengan cepat dan tepat, dialah  yang akan memenangkan pasar tersebut.

Procurement manufacturing yang tepat akan memudahkan  kegiatan  operasional    pabrik. Bila kegiatan  pengadaan barang dan jasa  sejalan dengan  strategi perusahaan maka  perusahaan akan mendapatkan kemudaan dalam produksi barang yang akan dijual di pasaran. Ketika perusahaan sedng menjalankan strategi pengurangan biaya maka pengadaan  harus disesuaikan dengan strategi yang sedang dijalankan oleh  perusahaan.

Perusahaan terutama bagian  procurement bisa  memilih pihak ketiga yang  memberikan  harga barang yang lebih rendah dari lainnya. Dan yang menjadi kunci utama, sekalipun  pabrik atau perusahaan menjalankan berbagai inovasi pada barang  pengadaan tersebut jangan sampai  kualitas dari  output yang dihasilkan  menurun. Sekalipun banyak dilakukan inovasi  namun  jangan sampai   proses pengadaan barang yang dilakukan perusahaan   mempengaruhi   kualitas produk yang dihasilkan.

Gatis - Katalog KPI (Key Performance Indicators) Bagian Produksi + 3 Ebook Dahsyat tentang Ilmu Pengembangan Diri. Download Sekarang.

Free Ebook & Katalog KPI Produksi

Ya, Saya Mau Katalog KPI Produksi + 3 Buku Bagus tentang Ilmu SUKSES secara GRATIS!