Strategi Ampuh untuk Menerapkan Total Quality Management

Tiap perusahaan tentu menginginkan adanya perbaikan secara terus menerus dalam tiap bidang yang dimilikinya.  Sebagai suatu konsep yang mendasar maka  perusahaan akan menerapkan Total Quality Management (TQM)   untuk melakukan perbaikan  secara terus menerus yang melibatkan semua komponen dalam perusahaan tersebut.

Jadi dalam prakteknya perbaikan yang dilakukan oleh perusahaan menyangkut semua hal yang melibatkan semua sumber daya manusia yang dimiliki melalui suatu proses manajemen yang telah terorganisir dengan baik. Perbaikan yang dilakukan secara  terus menerus tersebut dimaksudkan untuk memperbaiki kualitas  produk  maupun jasa yang dihasilkan perusahaan.

Agar saat proses produksi bisa berjalan dengan lancar perusahaan membutuhkan tenaga kerja yang  produktif untuk seleksi barang  berkualitas maupun barang yang tidak berkualitas.  Seiring dengan berkembangnya  mekanisasi  industri  yang terus maju sehingga  menyebabkan beberapa industri menjadi tidak teratur dan mengalami perubahan yang kurang baik apda sistem manajemennya.  Karena terjadi perubahan apda bidang industri tersebut banyak produsen yang tdiak memberikan perhatian lebih  dalam proses produksi  barang atau jasa.  Di beberapa tempat bakan muncul anggapan bahwa dengan adanya  pengawas justru akan menyulitkan   potensi yang dimiliki pekerja dan supervisor  untuk bekerja lebih baik.

Dalam perekembangannya perusahaan akan terus meningkatkan produksi dan beberapa komponen pendukungnya tak terkecuali sumber daya  manusia yang  berperan aktif dalam pencapaian tujuan perusahaan. Untuk mengendalikan  kualitas barang   yang dijual dipasaran tersebut maka perusahaan akan melakukan perbaikan secara terus menerus melalui Total Quality Management (TQM).

Dalam pelaksanaannya mungkin TQM ini akan mengalami banyak kendala namun  ketika banyak pihak terutama bagian-bagian dalam perusahaan membantu pencapaian tujuan maka akan mudah  bagi perusahaan untuk meningkatkan  TQM. Adanya TQM membuat perusahaan berada pada posisi yang aman dan tidak mudah tergantikan oleh perusahaan atau produsen lain. Ketika produk yang dikeluarkan  oleh satu perusahaan mengalami penurunan kualitasnya maka   produk akan segera tergantikan oleh produk yang sama namun dari produsen yang berbeda. Ketakutan inilah yang sering dialami oleh perusahaan dalam era globalisasi.

Gatis - Katalog KPI (Key Performance Indicators) Bagian Produksi + 3 Ebook Dahsyat tentang Ilmu Pengembangan Diri. Download Sekarang.

1. Pengertian Total Quality Management

Total Quality Management merupakan suatu konsep yang  digunakan untuk melakukan sautu perbaikan secara  berkelanjutan dengan peran serta semua karyawan dalam perushaaan tersebut.  Melalui suatu proses management kemudian perusahaan akan melakukan beberapa langkah konkrit untuk memudahkan perbaikan dari berbagai sisi. Marketing strategy and quality management for best business.

Total merupakan  suatu  stragegi yang dilakukan secara menyeluruh yang berhubungand engan TQM tesebut  yang melibatkan  seluruh  manajemen maupun karyawan dalam perusahaan atau pabrik. Semua orang harus berperan aktif dalam  pencapaian tujuan TQM ini.  Keseluruhan perbaikan dilakukan bukan hanya kepada  pelanggan  internal saja  namun juga kepada konsumen eksternal, pemasok atau supplier maupun pihak personalia.

Dalam TQM juga mengandung makna adanya kualitas, hal ini berarti bahwa   TQM lebih menekankan pada pelayanan yang berhubungan dengan kualitas yang bisa dirasakan oleh pelanggan.  Pada kenyataannya memang ekspektasi para pelanggan akan bersifat individu namun hal ini bergantung padda latar belakang  sosial maupun ekonomi dari pelanggan itu sendiri. Kualitas produk yang dihasilkan suatu perusahaan mungkin tidak akan sama penilaiannya oleh satu pelanggan dengan pelanggan lainnya.  Hal inilah yang sering menjadi masalah sekaligus tantangan bagi TQM untuk memberikan kualitas yang baik bagi para pelanggannya.  TQM pun juga erat kaitannya dengan manajemen,manajemen ini nantinya  akan berorientasi pada manajemen sumber daya manusia yang berhubungan dengan   pelaksanaan TQM itu sendiri.

Dalam prakteknya TQM akan mengimplementasikan  adanya perubahan baik dalam struktur organisasi, manajerial maupun  perubahan secara fundamental  mengenai beberapa hal. Perubahan fundamental yang dilakukan oleh perusahaan diantaranya adalah mengenai misi,visi, strategi orientasi maupun beberapa praktek yang dilakukan oleh pihak manajemen.

Untuk meningkatkan TQM tersebut memang perusahaan bisa melakukan beberapa pendekatan yang  dianggap paling mudah.   Peningkatan produktivitas melalui TQM  tersebut  dilakukan dengan cara  meningkatkan efisiensi  input  melalui penambahan produk persatuan unit. Bila perusahaan menggunakan  efisiensi input ini maka cara yang dilakukan adalah dengan meminnimalkan biaya   produksi maupun biaya tenaga kerja. Sayangnya banyak perusahaan yang  masih ragu menggunakan pendekatan TQM tersebut.

Dari berbagai   persoalan yang terjadi pada beberapa perusahaan kemudian  hal ini menimbulkan gagasan untuk meberikan  perhatian kepada sumber daya namusia yang dimiliki. Cara yang dilakukan dalam sistem   ini adalah dengan memberikan pengarahan kepada karyawan  agar bisa mencapai kepuasan yang maksimal.

Semua yang dilakukan perusahaan untuk  menunjang konsep TQM adalah dengan cara  memaksimalkan partisipasi karyawan agar semua  perbaikan bisa  mendapatkan hasil yang maksimal. Perusahaan banyak yang menyebut TQM sebagai manajemen  kualitas terpadu yang mengedepankan perbaikan kualitas. Sistem manajemen kualitas tersebut merupakan  sejumlah prosedur yang  terangkum dalam  berbagai praktek standar  untuk proses  manajemen sistem.

2. Pendekatan kualitas dalam TQM

Karena  TQM mengedepankan pendekatan mengenai kualitas maka perusahaan akan terus melakukan perbaikan terhadap kualitas   suatu produk.  Dalam suatu perusahaan pun juga  harus dilakukan pengendalian kualitas yang berfokus pada   produk akhir yang dihasilkan harus standart  sesuai dengan ketentuan.

Berikut beberapa tujuan dari pengendalian kualitas dalam TQM:

  • Mencegah proses pembuatan produk yang tidak terkendali
  • Memperbaiki proses pembuatan produk yang tidak sesuai dan tidak terkontrol
  • Melakukan sampling terhadap penerimaan barang jadi yang siap dipasarkan
  •  Bertujuan untuk menghasilkan produk  yang berkualitas unggul dan   memiliki nilai  yang tinggi
  • Meminimalkan biaya produksi baik biaya bahan baku maupun biaya tenaga kerja

Kualitas mengandung  pengertian bahwa  ada kecocokan  terhadap pemakaian yang dilakukan oleh konsumen.  Kualitas merupakan suatu usaha untuk memenuhi kebutuhan konsumen dari awal  hingga beberapa waktu sesuai kebutuhan konsumen. Kualitas mengandung sejumlah karakter  yang bisa diukur untuk menentukan   tingkat kebaikan suatu  produk sesuai dengan kebutuhan konsumen.

Konsumen selalu menginginkan   manfaat  dan juga harga dari produk yang dihasilkan. Apabila manfaat   produk dirasakan sangat membantu dan memberikan  kepuasan kepada konsumen maka  inilah yang dinamakan kualitas baik. Karena itu  kulitas  sangat erat kaitannya dengan konsumen dan konsumen akan menentukan kelangsungan hidup perusahaan.

Bila perusahaan menginginkan  lebih banyak konsumen dalam jangka waktu yang cukuplama untuk  kelangsungan usahanya maka   ada beberapa karakter produk yang  harus dipenuhi oleh produsen untuk menghasilkan produk yang berkualitas.   Kualitas dari produk yang diinginkan konsumen diantaranya adalah kualitas produk atau jasa, kualitas pengiriman produk, kualitas biaya,  kualitas  keamanan maupun kualitas dalam memberikan pelayanan kepada konsumen.

Dari beberapa karakter tersebut jelas bahwa konsumenlah yang memberikan penilaian  terhadap manfaat  serta kualitas  dari produk yang dihasilkan perusahaan bersangkutan. Perusahaan  dalam  merancang, memproduksi maupun menjual produk agar berkualitas maka harus berorientasi   pada konsumennya. Jika konsumen tidak dilibatkan dalam survey  sebelum dilakukan   proses produksi maka akan sulit bagi perusahaan untuk memenuhi kepuasan pada konsumennya.

3. Alat dan Langkah dalam TQM

Dalam TQM ada beberapa alat dan langkah yang harus dilakukan untuk  melakukan perbaikan secara menyeluruh. Alat tersebut secara langsung akan memudahkan  masing-masing individu yang berperan didalamnya untuk  mendapatkan   kemudahan dari berbagai faktor yang ada.  Langkah dalam TQM tersebut sering dilakukan oleh perusahaan di Jepang dan hasilnya sangat luar biasa untuk meningkatkan kualitas produk kepada konsumen.

Berikut beberapa  langkah yang  ada pada Total Quality Management:

  • Kaizen

Langkah TQM ini merupakan  sebuah improviasasi  secara terus menerus  sehingga  membuat suatu proses dalam organisasi atau perusahaan menjadi terlihat nyata. Konsep  atau langkah ini bisa dilakuka secara berulang-ulang dan terus menerus untuk   hasil yang makksimal  sehingga dapat diukur oleh perusahaan  bersangkutan.

  • Kansei

Untuk meningkatkan kualitas produk  yang dibutuhkan oleh konsumen maka perusahaan bisa  melakukan survey dan  penelitian secara detail  bagaimana konsumen menggunakan  produk tersebut. Cara ini juga bisa mengukur kualitas produk apakah konsumen   benar-benar menyukai produk perusahaan tau hanya sekedar   untuk pemenuhan kebutuhan sesaat saja.

  • Atarimae Hinshitsu

Langkah dalam peningkatan kepuasan pelanggan ini  berfokus pada  proses  maupun optimasi dari efek intangible.

  • Miryokuteki Hinshitsu

Langkah selanjutnya yang dilakukan dalam TQM ini adalah dengan melakukan manajemen taktis  untuk  beberapa produk yang  sudah siap   diperdagangkan. Beberapa piranti akan memudahkan  proses penerapan TQM  karena peralatan tersebut akan  membantu analisa berbagai masalah  dan memudahkan perusahaan untuk membuat perencanaan.

Dari  empat langkah tersebut, penerapan TQM juga menggunakan beberapa alat penting diantaranya adalah:

a) Jajak pendapat

Alat yang digunakan  dalam TQM tersebut merupakan  alat untuk perencanaan  yang digunakan  dalam pengembangan kreativitas suatu kelompok. Jajak pendapat tersebut digunakan untuk menetapkan   berbagai sebab    dari suatu masalah yang digunakan dalam perancangan suatu proyek.

b) Analisis SWOT

Analisis ini merupakan  alat yang digunakan untuk menganalisa  berbagai masalah  dengan menggunakan kerangka  berupa kekuatan dan kelemahan serta  ancaman maupun peluang yang akan didapatkan oleh perusahaan. Analisis ini nantinya akan membantu perusahaan untuk menghindarkan mereka dari pergeseran produk oleh produsen lainnya.

c) Bagan arus proses

Bagan arus proses diartikan sebagai  alat yang digunakan untuk menganalisa sekaligus untuk merancang  suatu gambar tahap demi tahap  yang berhubungan dengan perbaikan komponen dalam perusahaan tersebut untuk meningkatkan kualitas dan nilai suatu barang.

d) Analisa tulang ikan

Analisa ini   digunakan sebagai alat TQM  yang menggambarkan diagram sebab akibat  sebagai analisis. Dalam diagram ini akan dikategorikan beberapa  penyebab  masalah yang paling potensial yang terjadi pada suatu proses produksi.

e) Penilaian kritis

Penilai ini merupakan alat bantu dalam menganalisa  serta digunakan untuk memeriksa proses manufaktur, proses perakitan maupun jasa. Dengan menggunakan penilaian kritis tersebut maka akan membantu anda untuk memikirkan kembali dan mempertimbangkan apakah   proses tersebut  memang dibutuhkan, sudah tepat perencanaannya,  ataukah ada beberapa alternative lainnya  yang jauh lebih baik.

f) Benchmarking

Alat ini merupakan suatu proses yang  bertujuan untuk pengumpulan dan analisa data dari suatu organisasi dibandingkan dengan  keadaan yang ada dalam suatu organisasi. Hasildari analisa ini  akan menjadi acuan untuk perbaikan perusahaan secara terus menerus dan cara ini dilakukan untuk   menunjukkan bagaimana organisasi  atau perusahaan  bisa dikembangkan  hingga menjadi yang terbaik nantinya.

4. Sarat, Prinsip dan Unsur dari TQM

4.1  Syarat Pelaksanaan TQM

TQM dapat dilaksanakan oleh semua karyawan yang ada dalam suatu perusahaan  bila memenuhi beberapa syarat dibawah ini:

  • Perbaikan dilakukans ecara terus menerus

Dalam pelaksanaannya TQM dilaksanakan dengan  melakukan perbaikan  mutu produk maupun pelayanan secara terus menerus dan tidak boleh terhenti hingga konsumen merasakan  kepuasan yang maksimal. BIla konsumen belum merasa puas maka jangan dihentikan pelaksanaan TQM tersebut.

  • Pencapaian laba dan kepuasan  konsumen

Pelaksanaan TQM bukan hanya sekedar untuk meningkatkan  kualitas  produk namun juga untuk mendapatkan laba yang maksimal dan juga untuk meningkatkan kepuasan  pelangga dan komponen dalam perusahaan tersebut. Perencanaan yang dilakukan pada tiap proses tersebut adalah mengacu pada masa depan  yang lebih baik dari keadanan sekarang.

  • Adanya  partisipasi aktif semua karyawan

Pelaksanaan TQM tidak akan berjalan secara maksimalbila tidak melibatkan karyawannya. Semua karyawan harus melakukan peran aktif dalam pencapaian tujuan yang diharapkan perusahaan.  Semuanya berperan dalam peningkatan mutu suatu perusahaan.

  • Adanya pemimpin   yang menjadi motivator

Dalam rangka peningkatan mutu  dan kualitas  produk,meningkatkan omset perusahaan dan beberapa komponen lainnya, seorang pemimpin diharapkan juga bisa menjadi seorang motivator bagi bawahannya. Pemimpin tidak hanya memerintah saja  namun juga harus menjadi contoh bagaimana melakukan perbaikan yang tepat bagi perusahaannya di segala bidang. Seorang pemimpin pun juga harus memilliki ide yang  cemerlang dan bermanfaat untuk  melakukan perubahan secara terus menerus dalam perusahaan.

  • Peningkatan mutu Sumber Daya Manusia

Dlaam rangka  mempercepat tujuan peningkatan  kualitas suatu produk maka  harus dilakukan terlebih dulu peningkatan  mutu  sumber daya manusia dengan beberapa pelatihan.  Pelatihan yang dilakukan bisa berupa  training secara terus menerus hingga menghasilkan SDM yang protensial dan   mampu bersaing dengan  perusahaan lainnya.

4.2  Prinsip-Prinsip Dalam TQM

Beberapa prinsip yang diterapkan dalam Totak Quality Management diantaranya adalah:

√  Kepuasan terhadap pelanggan

Prinsip  ini menjadi bagian penting dari pelaksanaan  TQM, kepuasan pelanggan adalah yang utama sehingga  perusahaan akan melakukan berbagai cara untuk meningkatkan kualitas dari  produk yang dihasilkan. Kepuasan tersebut akan memudahkan perusahaan untuk  tetap bertahan di pasar. Bila kepuasan pelanggan tidak  diperhatikan maka perusahaan tidak akan mendapatkan konsumen dalam jumlah yang banyak.

√  Manajemen yang tepat

Peningkatan kepuasan pelanggan harus dilandasi dengan manajemen yang tepat pula. Untuk menciptakan kepuasan tersebut maka harus dibuat manajemen yang  baik dan terus dilakukan inovasi  yang tak henti. Manajemen ini akan menentukan kualitas produk yang dihasilkan oleh perusahaan.

√  Kerjasama

Proses TQM tidak akan terwujud tanpa adanya kerja sama yang baik dari manajer  maupun karyawannya. Karena itu semua pihak harus bisa  bekerja sama untuk menigkatkan mutu dan kualitas produk yang dihasilkan.

√  Perbaikan secara terus menerus

Perbaikan yang dilakukan untuk meningkatkan kualitas perusahaan dalam hal produk yang dihasilkan  harus dilakukan secara terus menerus. Perbaikan ini dilakukan untuk memberikan  kemudahan bagi perusahaan dan pihak terkait untuk  mendapatkan kualitas dan kepuasan konsumen yang tinggi.

4.3  Unsur-Unsur dari TQM

√  Konsumen

Konsumen adalah unsure penting dalam TQM, konsumen tersebut bisa datang dari pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan. Padanya konsumen tersebut akan  menentukan kelangsungan  operasional perusahaan.

√  Keinginan untuk meningkatkan kualitas

Unsur dari TQM  juga terletak pada  keinginan perusahaan untuk meningkatkan  kualitas produk yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut agar bisa meningkatkan kepuasan pelanggan.

√  Adanya komitmen jangka panjang

TQM  meletakkan  unsure penting yaitu adanya  komitmen dalam jangka panjang suatu perusahaan. Komitmen tersebut  digunakan untuk peningkatan mutu perusahaan secara terus menerus.

√  Adanya tujuan yang sama

Tujuan yang  ingin dicapai dalam TQM adalah untuk menghasilkan produk yang berkualitas sehingga bisa memberikan  kepuasan pada pelangganya.

Gatis - Katalog KPI (Key Performance Indicators) Bagian Produksi + 3 Ebook Dahsyat tentang Ilmu Pengembangan Diri. Download Sekarang.

Free Ebook & Katalog KPI Produksi

Ya, Saya Mau Katalog KPI Produksi + 3 Buku Bagus tentang Ilmu SUKSES secara GRATIS!