Apa itu 5S dan Cara Penerapan Metode 5S

5S merupakan kosa kata yang paling banyak didengar oleh  mereka yang menjalankan profesi di dunia manufaktur. Sebagai  karyawan  industry manufaktur pastinya konsep 5S  yang berasal dari bahasa Jepang ini sudah melekat dan terus dijalankan.  5S yang dimaksud dalam bahasa Jepang tersebut diantaranya adalah  Seiri,  Seiton, Sheisou, Seiketsu, dan Shitsuke. Konsep tersebut banyak dijalankan pada perusahaan baik dalam negeri maupun perusahaan asing karena memiliki sumbangan yang besar terhadap kesuksesan suatu perusahaan.

Dalam bahasa Indonesia konsep 5S berarti  Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Pembiasaan,   Pendisiplinan.  Dalam pabrik konsep 5S kemudian disebut  sebagai konsep 5P atau juga dikenal  dengan konsep 5R. 5R yang dimaksud adalah  Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin.

5S  sering dikenal orang  hanya sebagai filosofi kebersihan  yang diterapkan oleh orang Jepang. Padahal sebenarnya konsep ini bukanlah demikian, 5S   bukan hanya suatu cara yang digunakan untuk sekedar bersih-bersih  pabrik atau tempat kerja namun sebagai cara untuk mengatur, cara mengelola tempat kerja,   perbaikan dan pemangkasan proses operasional yang tidak  diperlukan.  Pengelolaan area tempat kerja secara efektif dan efisien  adalah bagian dari 5S.

Selain itu  perusahaan juga harus  melakukan pengelolaan  area tempat kerja sekaligus mengelola  pola kerja agar lebih efektif dan efisien.  Perusahaan juga disarankan untuk memangkas   semua bentuk pemborosan dan melakukan perbaikan alur kerja . Pemangkasan  semua proses yang tidak diperlukan  sekaligus untuk memangkas operasional yang tidak rasional diharapkan untuk menekan biaya perusahaan.

Konsep 5S sebenarnya juga mengajarkan tentang  pola kedisiplinan yang  terus menerus  dan tidak kenal menyerah. Kedisiplinan  menimbulkan etos kerja yang baik bagi karyawan, dalam perushaaan apapun kedisiplinan ini sangat diperlukan bahkan  ketika mereka harus menjual produk dipasaran, kedisiplinan juga perlu dilakukan. Konsep 5S mungkin akan membantu anda untuk meningkatkan penjualan dalam perusahaan sekalipun dalam pelaksanaannya masih sangat membutuhkan kesabaran.

Gatis - Katalog KPI (Key Performance Indicators) Bagian Produksi + 3 Ebook Dahsyat tentang Ilmu Pengembangan Diri. Download Sekarang.

Dalam pelaksaaan 5 S ada beberapa kata kunci yang harus dipahami, yaitu:

  • Melakukan perubahan terhadap moral kerja

Kata kunci  dalam  pelaksanaan  dan juga target dari 5S adalah perubahan terhadap moral  kerja saat  karyawan berada  di lokasi tempat kerja. Target tersebut tentunya bisa memberikan perubahan yang  significant pada Sumber Daya Manusia yang ada. Secara langsung sumber daya manusia memang memegang peranan penting dalam pekerjaan, sebuah perusahaan tidak akan berjalan dengan mulus ketika tidak memiliki sumber daya manusia  yang produktif. Moral kerja diperlukan untuk peningkatan produktivitas dalam pekerjaan yang dibebankan pada tiap  pekerja.

Ketika seseorang memiliki moral kerja  yang bagus di tempat kerjanya maka dia bisa diandalkan dalam proses  penyelesaian pekerjaannya. Namun ketika dia tidak  memiliki moral kerja yang bagus, tidak akan mungkin suatu pekerjaan yang dibebankan padanya mampu diselesaikan dengan baik olehnya. Perusahaan sekalipun mampu merekrut pekerja dengan IQ yang tinggi, namun memiliki moral kerja yang rendah, hal ini akan sia-sia.

Moral kerja bisa tertanam dengan baik bila masing-masing pekerja memiliki kesadaran untuk mengubah pola pikirnya menjadi pola pikir yang lebih maju dalam pencapaian tujuan perusahaan. Ketika dia bisa memahami  tugas dan kewajibannya sebanding dengan balas jasa yang diberikan perusahaan, maka dia bisa memiliki moral kerja yang baik.

  • Keselamatan kerja

Setiap karyawan harus mendapatkan jaminan keselamatan kerja karena mereka bukan hanya untuk dipekerjakan  namun juga harus dilindungi.  Konsep  ini sekaligus  ditujukan untuk memahami bahwa perlindungan kepada semua yang ada dalam perusahaan atau manufaktur sangatlah penting. Tidak semua perusahaan  memberikan jaminan keselamatan kerja keapda karyawannya sehingga bila  salah satu atau beberapa karyawan mengalami kecelakaan  maka merekalah yang akan rugi bukan perusahaan. Keselamatan kerja bagi setiap karyawan sangat penting apalagi mereka memiliki tangungan dalam rumah tangganya. Perusahaan diharapkan memberikan jaminan  keselamatan kerja kepada karyawannya saat mereka bekerja.

Jaminan keselamatan kerja diberikan  bukan hanya memberikan perlindungan pada karyawan saat bekerja namun memberikan  keamanan dan rasa tenang pada karyawan itu sendiri. Ketika karyawan merasakan  aman dalam bekerja maka  dia bisa menjalankan pekerjaannya dengan baik. Bila jaminan keselamatan kerja tidak  dipenuhi oleh perusahaan, karyawan pun malas untuk menyelesaikan pekerjaan  yang dianggapnya berbahaya sekalipun perusahaan membutuhkan pekerjaan tersebut harus selesai. Pada beberapa  bidang pekerjaan seperi pertambangan atu konstruksi, jaminan keselamatan kerja ini sangat diperlukan oleh masing-masing pekerja. Pekerjaan yang mereka lakukan cukup berbahaya sehingga  perusahaan harus meberikan jaminan keselamatan kerja pada tiap karyawan tanpa kecuali.

  • Efisiensi pekerjaan

Sangat diperlukan bagi   pabrik atau   perusahaan untuk melakukan efisiensi  terhadap  semua hal yang  berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan.  Dalam pelaksaaat konsep 5S tersebut maka  akan mudah dibedakan setiap jenis barang di tempat maupun lokasi yang berbeda. Pelaksaaan ini juga akan memudahkan  akses  dalam   menentukan   beberapa hal yang diperlukan karena ada petunjuk yang  memudahkan pencarian.  Konsep 5S  memang lebih hemat waktu  dalam pengerjaan  segala hal  karena adanya petunjuk yang lebih jelas dan  juga adanya standart kerja yang  telah baku  yang disesuaikan dengan  kebutuhan kerja  perusahaan. Karyawan akan merasa nyaman dan  aman  saat bekerja karena mereka telah melakukan hal yang standart dan sama.

Efisiensi pekerjaan membuat semua tugas yang dibebankan oleh pekerja menjadi lebih ringan dan dalam  pelaksanaannya mereka tidak akan terlalu dibebankan. Lihat saja bila suatu  pekerjaan dilakukan tanpa efisiensi maka   hal ini akan menyebabkan pemborosan tenaga dan waktu.

Sedangkan bila perusahaan menginginkan profit yang tinggi, pemborosan waktu dan tenaga harus dihindari. Perusahaan akan tetap membayar pemborosan waktu dan tenaga yang telah menjadi beban karena  akan dianggap sebagai upah lembur  oleh karyawan. Karyawan akan menuntut balas jasa yang harus diberikan kepada mereka atas pekerjaan yang dilakukan diluar jam kerjanya atau dianggap sebagai upah lembur. Karena itu perusahaan harus melakukan efisiensi waktu dan tenaga untuk menghindari pemborosan  biaya operasional.

Dari beberapa  penjelasan diatas, banyak perusahaan yang menerapkan konsep 5S yang dianggap sangat efektif dan efisien untuk perusahaan. Perusahaan yang  tdiak pernah memperhatikan beberapa unsur 5S yang terkenal tersebut biasanya akan mudah mengeluarkan biaya yang tidak penting. Padahal jika biaya yang kurang penting atau yang tidak memberikan nilai tambah  bagi  perusahaan,  hal ini akan menambah biaya  dan mengurangi laba yang diharapkan perusahaan. Bila ingin profit meningkat maka perusahaan harus  menerapkan beberapa konsep yang ada dalam 5S.

Berikut beberapa penjelasan dari konsep 5S:

1. Seiri (Pemilahan)

Konsep ini  berhubungan dengan pemilahan barang atau produk yang sangat bermanfaat untuk proses  suatu pabrik atau perusahaan.   Pastikan tiap barang   yang berbeda  jenis  maupun keperluan  dipisahkan. Dengan memisahkan barang atau produk yang sama   dalam satu   box  yang sama dimaksudkan  agar  tidak sampai ke tangan pelanggan. Pencampuran barang yang sama kadang bisa sampai ke tangan pelanggan.

Pemisahan ini juga terkait dengan   memisahkan produk yang  dinyatakan “NG”  dengan  produk yang dinyatakan “OK” dan hal ini juga  termasuk barang atau produk yang  belum diperiksa.  Semua itu harus benar-benar memiliki kejelasan  tanda dan harus terpisah. Anda bisa memastikan  alat yang  bisa digunakan sebagai  tempat untuk bekerja  dan tidak boleh dicampur dengan  alat-alat  yang telah rusak dan tidak bisa digunakan kembali.

Pada beberapa  perusahaan mungkin mereka menerapkan konsep pemilahan ini, namun masih banyak perusahaan atau pabrik yang tidak menerapkan konsep pemilahan barang. Saat barang akan diproduksi dari gudang maka penerapan konsep 5S ini sangat terlihat. Barang-barang yang dibutuhkan akan mudah didapatkan dan karyawan tidak perlu lagi memilih mana barang A dan mana barang B, mana barang yang bagus untuk diproduksi dan mana barang yang tidak baik untuk diproduksi.  Pemberian kejelasan  tanda pada barang akan memudahkan bagian gudang dan produksi  saat proses produksi dan proses  pengemasan sekaligus saat akan  dijual di pasaran. Barang yang telah diproduksi pun juga harus dilakukan pemilahan, mana barang yang sama, mana barang yang berbeda, keduanya harus dipisahkan. Barang yang sama masing-masing harus dipilah  lagi menjadi barang A yang bagus dan siap dijual  dengan barang A yang kurang bagus dan tidak bisa dijual. Hal ini bisa diberikan tanda pada masing-masing barang untuk mencegah terjualnya  barang yang tidak bermutu ke tangan konsumen.

2. Seiton ( Penataan)

Pertama yang dilakukan  pada tahap  diatas adalah memilih  barang-barang yang berbeda jenisnya, berbeda keperluannya maupun berbeda tujuannya, setelah tahap tersebut maka  langkah berikutnya adalah   menata  barang-barang. Barang-barang  ditata dengan cara memberikan identitas dengan jelas  agar tidak campur satu sama lain.  Untuk menata  produk maka hal ini bisa dilakukan dengan  menggunakan pola  penyimpanan  yang lebih rapi yang berasal  dari warna box  yang berbeda.  Untuk penataan maka warna box bisa dibuat berbeda.  Sebagai contoh, warna box biru untuk produk A, warna box kuning untuk produk B dan sebagainya.  Ada banyak cara untuk menandai beberapa produk yang ada pada box yang berbeda-beda.

Penataan barang bisa dilakukan saat barang  atau bahan baku tiba drai tangan suplier, bisa juga ketika barang yang  telah diproduksi tersebut akan dijual di pasaran dan dilakukan pengemasan. Penataan barang yang akan siap jual sangat membantu  bagan marketing agar barang tidak salah jual. Misalnya warna box kuning untuk barang A,sedangkan warna box hijau untuk barang B.

Barang A dan barang B harganya berbeda, bila  bagian marketing tidak memberikan warna atau tanda dari amsing-masing box, hal ini akan menimbulkan kerugian saat penjualan nanti, barang yang seharusnya dijual dengan harga tinggi, akan dijual dengan  harga yang rendah. Karena itu proses  penataan sangat penting bukan hanya barang atau bahan sampai di gudang namun sampai barang tersebut sampai di tangan konsumennya.

Penataan ini bukan hanya dilakuka pada barang-barang namun juga pada file-fle yang ada di kantor. Ketika membutuhkan file tertentu maka penataan ini sangat efektif untuk memudahkan file yang dicari. Penataan file dalam suatu kantor  dapat dibedakan menjadi file yang sama atau sebidang dan file yang berbeda. File yang sama atau saling terkait diletakkan  pada satu  almari. Sedangkan file yang berbeda akan ditempatkan pada almari yang berbeda. Sub file yang berisi  data yang sama  akan diberi tanda dengan warna map yang berbeda. Semua tanda tersebut akan memudahkan  pencarian file ketika diperlukan.

3. Seisou (Pembersihan)

Bersih-bersih   sebenarnya bukan  sebagai aktivitas  khusus dari suatu pekerjaan, tapi  pekerjaan ini merupakan  kesatuan   yang menjadi keseharian dari jadwal kerja seseorang.  Dengan menggunakan Seiso ini maka  area kerja  bisa tetap bersih  setelah mengerjakan pekerjaan maupun saat memulai pekerjaan tersebut.  Dalam konsep ini maka akan menghindarkan dari kesalahan  ataupun hal yang aneh  saat bekerja.

Langkah yang sering dilakukan oleh seorang pekerja dalam konsep ini adalah  dengan menata tools, setelah digunakan dikembalikan ke tempatnya dan  dibersihkan dari  kotoran.  Jika tools  bermasalah maka bisa   diketahui dan digantikan dengan yang baru. Bila di kantor maka setelah bekerja, file-file  ditata kembali  pada tempatnya semula.

Kebersihan ini sangat penting, di kantor karyawan bisa menata kembali  meja kerjanya dan sekelilingnya dari dokumen-dokumen yang tidak terpakai. Sampah-sampah dibuang  pada tempat sampah. Kegiatan ini adalah satu kesatuan   yang  harus dilakukan setiap hari dalam jadwal kerja. Sebagai nilai tambah, ketika anda mencari  ingin mengambil dokumen yang dibutuhkan maka tidak membutuhkan waktu lama dan segera bisa mendapatkannya dengan mudah.  Kdang kebersihan ini dianggap sangat sepele namun hasilnya sangat luar biasa bagi karyawan. Kebersihan ini akan membantu proses bekerja dan juga proses operasional perusahaan. Kebersihan tidak hanya dilakukan  di kantor tapi juga bisa dilakukan di tempat produksi atau pabrik.

4. Seiketsu (Pembiasaan)

Konsep ini lebih  mengarah pada Standarisasi yaitu tiap  anda dituntut untuk  melaksanakan  konsep-konsep lainnya seperti diatas maka hal ini bukanlah hal yang menguras energy dan waktu anda. Jika ada proyek yang bernilai   mahal namun tidak berarti maka hal ini bukanlah konsep dari 5S. Konsep 3S diatas bisa dilaksanakan  secara konsisten   saat bekerja sehari-hari yang dilaksanakan oleh semua orang tanpa kecuali. Konsep tersebut merupakan sebuah standart baku  yang menyatu dengan  pekerjaan utama anda. Pembiasaan ini bisa dilakukan dalam  lingkup operasional perusahaan dan menjadi hal yang  dilakukan  terus menerus untuk  hasil yang maksimal. Pembiasaan kadang merupakan hal yang biasa bagi perusahaan namun  konsep ini sangat membantu kegiatan operasional perusaaan dan kegiatan lainnya.

5. Shitsuke (Pendisiplinan)

Konsep ini merupakan fase terakhir dari serangkaian konsep 5S, penetapan pendisiplinan ini  merupakan proses panjang yang berkelanjutan. Prose pemeliharaan dalam 3S maupun S ke 4 yaitu standarisasi tersebut  akan dilakukan dalam  rentang waktu yang cukup lama dan berkelanjutan.

Setelah konsep 4S dilaksanakan secara terus menerus  dan berjalan dengan baik maka akan menajdi kebiasaan bagi orang dilingkungan sekitar.  Sebagai S ke-5, Seiketsu  menjadi  penyempurna dari  konsep 4S yang lainnya.  Dari konsep-konsep tersebut kemudian  akan menj